Pourquoi les dépôts hôteliers sont essentiels (et comment nous les avons simplifiés comme jamais)

Nous avons récemment mis en place une nouvelle fonctionnalité que nous appelons Demandes de prépaiement programmées. (2 avril 2025)

Si vous êtes un hôtelier – ou, honnêtement, quelqu’un qui gère une entreprise d’hébergement – vous savez déjà vous savez à quel point il est fastidieux de gérer manuellement les prépaiements (dépôts).

C’est une perte de temps, c’est incohérent et cela peut perturber votre trésorerie.

Revenons un instant en arrière.

Qu’est-ce qu’une caution d’hôtel ?

A dépôt (également appelé prépaiement) est un paiement collecté avant la date d’arrivée du client. Qu’il s’agisse d’un paiement intégral à l’avance ou d’un pourcentage du montant total du séjour, les arrhes sont considérées comme des arrhes si elles sont reçues avant l’arrivée.

Pourquoi les cautions d’hôtel sont-elles si importantes ?

La collecte d’acomptes est un moyen intelligent de garantir des revenus à l’avance et de réduire les absences.

Et c’est énorme. Car soyons honnêtes : les invités annulent. Les plans changent. Et si vous n’avez rien reçu à l’avance ? Boom. Vous venez de perdre des revenus, et vous devez remplir cette salle à la dernière minute.

C’est terrible, et nous avons vu des hôteliers devenir gris plus rapidement à cause de cela.

La méthode RoomRaccoon : Des dépôts plus intelligents, de meilleures conversions

Avec RoomRaccoon, vous pouvez créer plusieurs plans tarifaires avec différentes exigences de prépaiement. Cela signifie plus de flexibilité pour vous et de meilleures options de réservation pour vos invités.

Par exemple :

• Offre non remboursable: Créez un tarif pour deux personnes qui est prépayé à 100 % au moment de la réservation. Ce tarif est légèrement moins cher, ce qui signifie que le client bénéficie d’une légère réduction et que vous obtenez un revenu garanti à l’avance. Si le client annule, vos revenus sont toujours garantis, car le tarif n’est pas remboursable.
  
• Plan flexible: Proposez un tarif où les clients ne paient que 30 % d’avance à titre d’acompte et peuvent annuler jusqu’à deux semaines avant l’arrivée pour un remboursement complet. Le risque de réservation est faible, mais vous avez toujours de l’argent en main.
  

L’utilisation de dépôts et de tarifs flexibles fait partie d’une stratégie de gestion des revenus plus intelligenteComme Achetez maintenant, payez plus tard pour les séjours à l’hôtel. Les petits paiements initiaux sont psychologiquement plus faciles, ce qui signifie que les clients sont plus enclins à cliquer sur « Réserver maintenant » lorsque la barrière à l’entrée est faible.

Cela signifie que vous pouvez rendre vos tarifs flexibles un peu plus chers, sachant que les clients paieront le solde en plusieurs fois, plutôt qu’en une seule fois.

Mais voici le problème que nous avons remarqué…

Les hôteliers ont créé des flexibles de tarifs flexibles sans sans paiement initial pour stimuler la conversion, mais envoyaient ensuite manuellement des demandes de paiement pour collecter les acomptes.

Il s’agit d’une stratégie courante pour faire paraître un taux plus attractif plus attractif en retardant l’engagement et en réduisant les frictions lors de la réservation.

Cela signifiait que les hôteliers étaient toujours obligés de gérer les paiements manuellement – en envoyant des courriers électroniques aux clients pour leur demander de payer, en gérant les virements bancaires et en s’occupant des CCV.

Un cauchemar pour la trésorerie?

Nous l’avons donc réparé.

Introduction : Demandes de prépaiement programmées.

Grâce à cette nouvelle fonctionnalité, vous pouvez :

• Fixez un taux sans sans paiement anticipé au moment de la réservation
• Déclencher automatiquement déclencher une demande de paiement X jours avant l’arrivée
• Demandez le paiement via un lien de carte de crédit lien de carte de crédit sécurisé en 3D

Boom – vousproposez un taux qui semble flexible et peu risqué (ce qui favorise les conversions), tout en vous garantissant d’être payé avant l’arrivée l’arrivée des clients.

Conseil : Activez la fonction demande de paiement anticipé programmé dans vos plans tarifaires pour envoyer aux clients un lien sécurisé leur permettant de payer leur acompte avant leur arrivée. La demande de prépaiement continuera d’être envoyée quotidiennement jusqu’à ce que le client effectue le paiement.

Si le paiement n’a toujours pas été effectué par le client deux jours avant, vous pouvez choisir de débiter automatiquement la carte de crédit figurant dans votre dossier – assurez-vous que cela est clairement indiqué dans vos conditions de réservation et dans la demande de paiement afin d’éviter les débits compensatoires.

Proposition de formulation :

A retenir

• Les dépôts sont essentiels pour la trésorerie de votre hôtel.
• Avec RoomRaccoon, vous pouvez ajuster et personnaliser les paramètres de prépaiement pour chaque plan tarifaire.
• Notre nouvelle fonctionnalité automatise les tâches ennuyeuses, comme le suivi des dépôts après que le client a effectué une réservation.
• Vous pouvez toujours exiger les détails de la carte de crédit du client comme garantie pour éviter les désistements.
• Vous pouvez débiter automatiquement la carte de crédit d’un client en cas de non-présentation, mais incluez toujours ces conditions dans vos CGV de réservation afin de limiter les risques de rétrofacturation.
• Les clients peuvent bénéficier d’une expérience de réservation flexible et sans friction.

Tout le monde y gagne. Configurez-le une fois, laissez-le fonctionner et profitez d’un flux de trésorerie plus régulier et plus intelligent.