Comment proposer des tarifs entreprise sur le site de son hôtel sans les rendre publics ?
Une entreprise partenaire souhaite réserver en autonomie aux conditions convenues avec votre hôtel. Organisez son accès au bon tarif, sans exposer cet accord aux autres visiteurs ni laisser la réception deviner qui doit payer.
Proposez vos tarifs entreprise en réservation directe derrière un accès contrôlé : profil reconnu après vérification, compte autorisé ou code réservé au partenaire. Associez cet accès aux chambres et conditions négociées, puis testez le parcours sans identification. Un simple lien discret ou un code promotionnel transférable ne garantit pas que seuls les salariés autorisés bénéficieront du tarif.
Définir l’accès et les règles de l’accord
Pour un hôtel indépendant comme pour une chambre d’hôtes accueillant des professionnels, le point de départ est le même : désigner qui peut réserver, pour quels voyageurs et avec quelle prise en charge. Le réservataire, le voyageur et le payeur peuvent être trois personnes différentes.
Code partagé ou profil vérifié ?
Un code d’entreprise se distribue facilement, mais peut circuler hors de l’organisation. Un profil vérifié convient mieux si vous devez reconnaître une personne précise. Si votre solution propose des comptes individuels, vérifiez aussi comment retirer un accès sans interrompre ceux des autres collaborateurs. Ne communiquez jamais un accès d’administration de l’hôtel.
- Bénéficiaires : nommez le responsable des réservations et la personne qui valide les nouveaux utilisateurs.
- Périmètre : précisez les catégories, l’occupation, les prestations incluses et le prix fixe ou la remise sur un tarif de référence.
- Validité : distinguez la période pendant laquelle on peut réserver des dates de séjour autorisées, avec les exclusions éventuelles.
- Disponibilité : indiquez si l’accord donne accès au stock restant ou à des chambres réservées spécialement au partenaire.
- Conditions : fixez l’annulation, la garantie, le paiement et l’entité à facturer avant d’ouvrir l’accès.
Exemple : une assistante réserve pour un salarié
L’Hôtel des Ateliers et l’entreprise Novalys sont fictifs. Les montants et règles ci-dessous sont des hypothèses pédagogiques, pas des prix de marché. L’assistante réserve le 18 janvier 2027 une chambre individuelle pour les nuits des 15 et 16 mars, avec départ le 17 mars.
| Étape | Règle retenue | Contrôle attendu |
|---|---|---|
| Accès | Profil de réservataire associé à l’adresse professionnelle de l’assistante ; vérification par code reçu par e-mail. | Sans vérification, aucun avantage Novalys ne s’applique. Le nom du salarié reste distinct du réservataire. |
| Validité | Réservations du 1er janvier au 31 mars 2027 ; toutes les nuitées doivent appartenir à cette période. | Tester aussi un séjour à cheval sur mars et avril. Si la limite n’est pas automatisée, prévoir un contrôle et un retrait manuel de l’accord. |
| Tarif | Référence supposée : 130 € TTC par nuit ; remise négociée de 10 € par nuit, petit-déjeuner inclus. | 130 € − 10 € = 120 € ; 2 × 120 € = 240 € TTC, hors taxe de séjour applicable et extras personnels. |
| Disponibilité | Trois chambres de la catégorie restent disponibles chaque nuit ; aucune chambre n’est réservée d’avance à Novalys. | Après confirmation d’une chambre, il en reste deux chaque nuit. Si une nuit est complète, l’accord ne crée pas de disponibilité. |
| Paiement | Dans cet exemple, Novalys règle l’hébergement par virement avant l’arrivée, selon l’échéance convenue au contrat. | La réception suit séparément réservation confirmée et paiement reçu ; elle rapproche le virement de la référence du séjour. |
| Facturation | L’hôtel émet la facture à Novalys, avec sa raison sociale, son adresse et la référence de commande demandée. | Vérifier la prise en charge avant confirmation ; le nom du salarié sert à identifier l’occupant. |
| Confirmation | Le récapitulatif reprend les dates, le total hébergement, les exclusions, l’annulation et le règlement attendu. | L’assistante et la réception disposent des mêmes conditions ; l’hôtel applique les modalités convenues en cas d’impayé. |
Ce scénario décrit un processus à paramétrer et tester. Il ne suppose ni expiration automatique des droits ni gestion automatique des virements.
Un tarif négocié n’est pas une garantie de chambre. Faites apparaître la disponibilité sous réserve de stock dans l’accord. Une chambre conservée pour un partenaire demande une organisation distincte, avec une règle de remise en vente.
Tester la confidentialité avant de partager l’accès
Ouvrez une session privée sans identification, puis refaites le parcours avec le profil autorisé. Contrôlez l’affichage jusqu’au récapitulatif et dans le système de gestion hôtelière, ou PMS (Property Management System).
- Testez un accès erroné, un utilisateur retiré et un lien transféré : l’avantage ne doit pas rester disponible sans l’autorisation prévue.
- Essayez des dates hors contrat, une catégorie exclue et une nuit complète. Aucun de ces cas ne doit contourner les règles.
- Vérifiez qu’une remise supplémentaire ou une règle tarifaire automatique ne modifie pas involontairement l’accord.
- Contrôlez les canaux connectés : le tarif privé ne doit pas être distribué comme une offre publique sur une agence de voyages en ligne.
N’inscrivez pas le code dans une page publique, une brochure téléchargeable ou un bouton accessible à tous. Retirer une page des résultats de recherche ne constitue pas un contrôle d’accès. À chaque renouvellement du contrat, revoyez les utilisateurs, les dates et le payeur.
Mettre ce parcours en place avec RoomRaccoon
Le moteur de réservation pour hôtel présente des tarifs contractuels accessibles par code. La documentation française décrit également des tarifs négociés associés à un profil de réservataire : remise en pourcentage ou montant fixe par nuit, appliquée aux types de tarifs sélectionnés. En réservation directe, l’utilisateur renseigne son e-mail puis saisit un code de vérification reçu à cette adresse.
Ce mécanisme documenté se distingue d’un simple code promotionnel. Pour l’exemple Novalys, configurez le profil et les tarifs concernés, puis reproduisez chaque contrôle du tableau. Faites préciser dans votre offre les fonctions natives incluses, les éventuelles options de paiement et toute intégration comptable. Le suivi manuel du contrat et des virements reste une tâche à attribuer tant qu’il n’est pas automatisé.
Présentez votre accord entreprise et testez l’accès, le prix final et les informations transmises à la réception.
Découvrez les fonctions utiles à ce processus dans RoomRaccoon.Questions fréquentes sur les tarifs privés
Faut-il créer un second site pour les entreprises ?
Pas nécessairement. L’accès privé peut se situer dans le parcours de réservation du site existant. L’essentiel est de vérifier l’autorisation avant d’appliquer l’accord, sans publier les conditions négociées sur une page ouverte.
Peut-on transmettre le même code à tous les salariés ?
Oui, si votre outil et votre accord le prévoient, mais ce code peut être retransmis. Pour des droits individuels, privilégiez un mécanisme d’identification adapté et désignez un responsable chargé de retirer les accès devenus inutiles.
L’accès privé autorise-t-il automatiquement le paiement par l’entreprise ?
Non. L’accès au tarif et l’autorisation de prise en charge sont deux contrôles distincts. Recueillez les coordonnées de facturation et l’accord de règlement ; précisez le traitement des extras personnels sans les inclure implicitement.
Sources et vérifications
Sources consultées le 13 novembre 2026. Les modalités commerciales et les réglages applicables sont à confirmer pour votre établissement.
- RoomRaccoon : moteur de réservation et tarifs contractuels.
- RoomRaccoon : profils, remises négociées et vérification par e-mail.
- RoomRaccoon : fonctionnement des codes de réduction.
- Reservit : parcours de réservation et règles de paiement.
- eviivo : présentation du guide de facturation et de comptabilité.
