Comment gérer une réservation de groupe avec rooming list et paiements séparés ?

Définir le bloc de chambres et les responsabilités

Un allotement est un contingent de chambres réservé au groupe pour des dates et catégories précises. La rooming list est la liste nominative de répartition des occupants. Dans votre système de gestion hôtelière, ou PMS, distinguez le réservataire principal, les personnes hébergées et les destinataires des factures.

• Stock : indiquez les chambres bloquées par nuit, leur catégorie et leur statut : option, confirmation ou libération. Vérifiez que le bloc réduit effectivement le stock vendable, sans le décompter une seconde fois à l’affectation des chambres.
• Échéances : convenez par écrit de la date et de l’heure de libération des options, du délai de remise des noms et des conditions d’annulation des chambres confirmées.
• Prise en charge : précisez qui paie l’hébergement, les repas, les extras et la taxe de séjour, ainsi que les montants et dates des versements.

Confiez la validation des changements à un interlocuteur désigné. Le fait qu’il transmette la liste ne signifie pas qu’il prend personnellement en charge toutes les dépenses.

Exemple de rooming list et de paiements séparés

Cas entièrement fictif : l’Hôtel des Tilleuls accueille l’association Cap Horizon du 14 au 16 mai 2027, soit deux nuits. Claire Martin est la réservataire principale et ne séjourne pas sur place. Six chambres doubles à occupation individuelle sont mises en option, à 120 € TTC par chambre et par nuit, petit-déjeuner inclus, hors taxe de séjour.

La libération des options est fixée au 30 avril 2027 à 18 h, heure de Paris. Cinq chambres sont confirmées ; G06 est remise en vente. L’accord de cet exemple permet ensuite une annulation sans frais jusqu’au 10 mai inclus. Le 8 mai, François annule G05. Le 12 mai, Chloé remplace David en G03, sans changer les dates ni le payeur.

Noms, prix, dates et conditions sont des hypothèses pédagogiques, pas des tarifs de marché. Les quatre séjours maintenus représentent huit nuitées-chambres. La taxe de séjour, à traiter séparément pour chaque occupant concerné, est exclue des calculs.

Quel montant reste à encaisser auprès de chacun ?

L’association a versé un acompte convenu de 360 € le 1er mai. Après l’annulation, sa prise en charge passe de quatre à trois chambres : 3 × 2 × 120 € = 720 €. L’acompte reste affecté à cette prise en charge dans l’exemple. Aucun autre paiement n’a encore été reçu.

Traiter les modifications sans perdre la trace

• À la libération : rapprochez options et confirmations, libérez uniquement le reliquat prévu et vérifiez la disponibilité remise en vente pour chaque nuit.
• À chaque changement : conservez la référence du séjour, l’ancienne et la nouvelle valeur, la date et l’accord de l’organisateur. Actualisez ensuite la liste utilisée par la réception.
• En cas d’annulation partielle : identifiez la chambre et les nuits concernées, appliquez les conditions acceptées, puis recalculez les frais, l’affectation de l’acompte et le solde. Contrôlez séparément toute facture déjà émise et tout remboursement à effectuer.
• Au départ : validez les extras avec leur payeur, rapprochez chaque paiement de son justificatif et de sa facture, puis contrôlez les soldes individuels et le solde collectif.

Une facture émise, une demande de paiement envoyée et un règlement encaissé sont trois états différents. Gardez un suivi par payeur même si le dossier de groupe affiche un total global.

Appliquer cette organisation dans RoomRaccoon

La page dédiée à la gestion des groupes et événements présente les blocs de chambres, le suivi des acomptes et les paiements fractionnés. Le support décrit la sélection de lignes pour créer des factures distinctes et le choix du destinataire : réservataire ou client hébergé.

Attention à la structure du dossier : selon la FAQ des réservations, un groupe partage les mêmes dates ; des réservations liées peuvent avoir des dates différentes. Pour ce lien, la réservation à rattacher ne doit avoir ni paiement ni facture ; les paiements passent ensuite par la réservation principale.

Faites préciser ce qui est inclus dans votre formule ou nécessite une option. La connexion d’une caisse relève d’une intégration ; la validation des payeurs et de la liste reste une tâche de l’équipe. Prévoyez un contrôle manuel de la libération si son automatisation n’a pas été validée dans votre configuration.

Questions fréquentes sur les séjours de groupe