Comment gérer deux hôtels dans un même PMS sans mélanger les comptes et les accès ?
Une réception commune ou une direction partagée ne signifie pas que toutes les équipes doivent voir les mêmes informations. Pour deux hôtels, l’enjeu consiste à coordonner le travail tout en identifiant clairement qui facture, qui encaisse et qui peut intervenir.
Configurez deux périmètres d’établissement dans votre logiciel de gestion hôtelière, ou PMS : dossiers, tarifs, factures, encaissements et droits utilisateurs. Accordez à chaque personne les actions nécessaires sur les seuls hôtels concernés, avec un administrateur transversal identifié. Un PMS pour plusieurs hôtels convient à ce scénario si ces restrictions restent effectives dans les recherches, exports et paiements, et pas seulement dans le planning affiché.
Définir ce qui doit rester séparé
Avant le paramétrage, distinguez l’établissement, la société exploitante, le compte utilisateur et le compte bancaire. Deux hôtels peuvent appartenir à une même société ou à deux sociétés différentes : cette distinction détermine les identités de facturation et l’organisation comptable.
- Attribuez à chaque hôtel un code stable, ses chambres, ses tarifs, ses conditions de vente et ses modèles de documents.
- Rattachez chaque hôtel à son émetteur de factures, à sa configuration de paiement et à ses rapports. Faites valider ce rattachement par votre expert-comptable.
- Listez les salariés locaux, les remplaçants et les fonctions transversales, puis les opérations autorisées pour chacun.
La gestion de plusieurs établissements doit permettre une supervision commune sans rendre les dossiers de chaque hôtel accessibles à toute l’équipe.
Exemple : une matrice de droits pour deux hôtels
Exemple fictif : l’Hôtel des Tilleuls, code A, et l’Hôtel du Rivage, code B, sont exploités par deux sociétés distinctes. Chacun possède son administration et son compte bancaire. Une administratrice supervise les deux. Voici les droits cibles à faire reproduire dans le PMS choisi.
| Profil nominatif | Hôtel A | Hôtel B | Limites et supervision |
|---|---|---|---|
| Administratrice du groupe | Paramétrage et supervision | Paramétrage et supervision | Attribue les droits ; consulte les rapports cumulés ; modifications sensibles tracées. |
| Responsable A | Réservations, tarifs, factures, remboursements et rapports locaux | Aucun accès | Ni droits du groupe ni coordonnées bancaires modifiables. |
| Responsable B | Aucun accès | Réservations, tarifs, factures, remboursements et rapports locaux | Ni droits du groupe ni coordonnées bancaires modifiables. |
| Réception A | Séjours, factures et encaissements des clients de A | Aucun accès | Pas de remboursement, d’export comptable global ou de modification des grilles tarifaires. |
| Réception B | Aucun accès | Séjours, factures et encaissements des clients de B | Mêmes restrictions que la réception A. |
| Comptable du groupe | Lecture financière et export A | Lecture financière et export B | Exports distincts ; aucun changement de réservation, de tarif ou de banque. |
| Remplaçant de A sur B | Droits habituels conservés | Droits de réception pendant la mission | Autorisation datée ; retrait de l’accès B à la fin du remplacement. |
Cette matrice est un cahier de paramétrage, pas une liste de permissions garanties par un éditeur. Vérifiez notamment si une même personne peut avoir des droits différents selon l’hôtel.
Utilisez des identifiants individuels. La CNIL recommande de limiter les habilitations aux missions exercées, de les revoir au moins annuellement et de retirer les accès devenus inutiles. Un renfort ponctuel ne justifie pas un accès permanent aux deux hôtels.
Séparer facturation, paiements et rapports
Qui émet la facture et reçoit l’argent ?
Pour chaque hôtel, contrôlez la dénomination de l’émetteur, ses identifiants légaux et sa série de facturation. Selon Service Public Entreprendre, la numérotation doit être unique, chronologique et continue ; des séries distinctes sont possibles notamment pour plusieurs sites de facturation. Faites valider l’organisation retenue, surtout si une même société exploite les deux hôtels.
Dans notre exemple, les préfixes fictifs A-2026 et B-2026 rendent les séries reconnaissables. Ils ne remplacent pas les contrôles de séquence. Vérifiez aussi le titulaire du compte marchand auprès du prestataire de paiement et le compte bancaire destinataire des versements. Changer le logo d’une facture ne modifie pas ces paramètres.
Comment construire la vue consolidée ?
Conservez un rapport par hôtel, puis une synthèse de gestion réservée aux personnes habilitées. Comparez les mêmes dates, devises, catégories et bases hors taxes ou toutes taxes comprises. Ne mélangez pas chiffre d’affaires, facturation et encaissements. Si la synthèse nécessite des exports, assemblez-les manuellement dans un tableau identifié par hôtel, sans modifier les comptabilités sources.
Tester la séparation avant l’ouverture des accès
Utilisez un environnement de test avec des clients fictifs. Connectez-vous successivement avec chaque profil, sans session administrateur active. Consignez le résultat attendu, le résultat obtenu et la correction nécessaire.
- Dossiers : créez TEST-A et TEST-B. Depuis la réception A, recherchez TEST-B puis ouvrez le lien direct de son dossier fourni par l’administratrice. Aucun détail de B ne doit apparaître. Recommencez dans l’autre sens.
- Documents et exports : essayez d’ouvrir une facture de l’autre hôtel et de lancer un export global. Vérifiez aussi les pièces jointes des rapports automatiques : masquer un menu ne suffit pas.
- Tarifs : modifiez un tarif de A avec son responsable. B doit rester inchangé. Une réception sans ce droit doit être bloquée.
- Paiements : simulez 120 € encaissés pour A et 80 € pour B, puis un remboursement de 20 € sur A par son responsable. Les encaissements nets attendus sont 100 € pour A, 80 € pour B et 180 € au total, hors frais. Contrôlez les comptes marchands et destinations de versement ; ces sommes fictives ne constituent pas un exemple de chiffre d’affaires.
- Retrait des droits : retirez l’accès B du remplaçant. Vérifiez la reconnexion et le comportement d’une session déjà ouverte. Contrôlez que les opérations sensibles permettent d’identifier l’utilisateur, l’hôtel et la date.
En cas d’échec, suspendez l’ouverture du périmètre concerné et faites corriger la configuration. Si le PMS ne permet pas la restriction nécessaire, revoyez les rôles ou demandez des comptes d’établissement séparés avant le déploiement.
Appliquer ce scénario avec RoomRaccoon
La présentation française de RoomRaccoon décrit une plateforme multi-propriétés associant réservations, plans tarifaires, facturation, paiements et rapports. Pour votre configuration, demandez une démonstration avec les deux hôtels et la matrice ci-dessus. Faites préciser par écrit ce qui relève des fonctions incluses, d’un module optionnel, d’une intégration ou d’un traitement manuel, notamment pour les droits détaillés, les versements et la synthèse financière.
Présentez vos deux sociétés, vos comptes de paiement et les profils de vos équipes pour examiner le paramétrage adapté.
Découvrez les fonctions utiles à ce processus dans RoomRaccoon.Questions fréquentes sur les accès multi-hôtels
Une réception commune impose-t-elle un compte partagé ?
Non. Prévoyez un identifiant par personne avec les droits de réception nécessaires sur chaque hôtel. L’utilisateur doit pouvoir reconnaître l’établissement actif avant de facturer ou d’encaisser.
Peut-on recopier les tarifs du premier hôtel ?
Comme point de départ, si le logiciel le permet. Contrôlez ensuite les chambres, prestations, conditions et restrictions. Vérifiez surtout si la copie crée des tarifs indépendants ou maintient une liaison qui propagera les changements.
Le comptable doit-il être administrateur ?
Privilégiez un accès financier limité. Si aucun profil adapté n’existe, organisez la transmission sécurisée d’exports distincts par une personne habilitée, au lieu d’élargir inutilement ses droits.
Sources et vérifications
Sources consultées le 13 novembre 2026. Le scénario, la matrice et les montants de test sont fictifs.
