Comment gérer la fiche individuelle de police avec un check-in en ligne ?
Une réservation peut réunir plusieurs voyageurs, alors que le pré-enregistrement ne renseigne parfois que le réservant. Organisez un parcours qui permet à la réception de retrouver chaque fiche, de contrôler sa signature et de gérer son archivage.
Pour gérer la fiche de police avec check-in en ligne, préparez les renseignements avant le séjour, puis faites vérifier et signer la fiche dès l’arrivée par chaque voyageur concerné. L’obligation vise les clients étrangers, y compris européens. Conservez la fiche six mois et transmettez-la uniquement sur demande de la police ou de la gendarmerie. Un formulaire envoyé ne prouve pas qu’une fiche a été signée : prévoyez un contrôle distinct, conformément aux articles R814-1 à R814-3.
Identifier les voyageurs concernés
Dans un hôtel ou une chambre d’hôtes, raisonnez par personne hébergée. Selon Service Public, le critère est la nationalité étrangère, et non le pays de réservation. Un client français n’a pas à remplir cette fiche au titre de cette obligation.
- Recensez les occupants : la fiche du réservant ne couvre pas automatiquement ses accompagnants.
- Prévoyez une fiche individuelle à partir de 15 ans pour les voyageurs étrangers. Les moins de 15 ans peuvent figurer sur celle d’un adulte accompagnant.
- Distinguez dans votre suivi interne « à compléter », « à signer », « archivée » et « à supprimer ». Ces libellés sont une suggestion d’organisation.
La matrice de traitement, du formulaire à l’archive
Utilisez ce tableau comme procédure de réception. Attribuez un responsable à chaque étape et testez le parcours avec une réservation fictive avant sa mise en service.
| Étape et responsable | Action à réaliser | Contrôle et référence |
|---|---|---|
| 1. Réception : occupants | Identifier les voyageurs étrangers, même ressortissants de l’Union européenne. Prévoir le rattachement éventuel des enfants de moins de 15 ans. | Comparer occupants attendus et fiches préparées. Personnes concernées. |
| 2. Voyageur : renseignements | Renseigner nom, prénoms, date et lieu de naissance, nationalité, domicile habituel, téléphone mobile, adresse électronique, arrivée et départ prévu. | Reprendre les rubriques du modèle officiel, y compris la partie enfants. Ne pas ajouter de champ « copie du passeport ». |
| 3. Voyageur : signature | Relire, corriger, dater et signer sa fiche dès l’arrivée. Si la signature numérique n’est pas opérationnelle, utiliser une fiche papier. | Vérifier la présence de la signature sur la fiche correspondante. Obligation à l’arrivée. |
| 4. Réception : validation | Vérifier les champs manquants et les dates du séjour. Demander, si nécessaire, la présentation d’un document pour justifier la nationalité. | Voir un document ne signifie pas en garder une copie. Précision de la CNIL. |
| 5. Responsable désigné : conservation | Classer la fiche signée avec un accès restreint ; organiser sa conservation pendant six mois et sa suppression à l’échéance. | Tester la recherche d’une fiche et le traitement des copies exportées. Article R814-3. |
| 6. Responsable désigné : transmission | Vérifier l’identité du demandeur et son service. Transmettre les seules fiches demandées par la police ou la gendarmerie, par un canal sécurisé convenu. | Consigner date, service et motif. Aucun envoi systématique : destinataires et motifs légaux. |
Les contrôles de suivi proposés complètent les obligations citées ; ils ne décrivent pas des automatismes disponibles dans tous les logiciels.
Exemple fictif : un couple néerlandais séjourne avec un enfant de 12 ans. Préparez deux fiches individuelles ; l’enfant peut être inscrit sur celle d’un adulte. La réception vérifie les deux signatures, même si une seule personne a réservé et payé.
Organiser une signature numérique exploitable
La CNIL envisage expressément le préremplissage et la signature électronique dans l’article 3 de sa délibération de 2016. Ce texte antérieur au Règlement général sur la protection des données (RGPD) apporte un éclairage sur la dématérialisation ; il ne constitue pas une certification actuelle de votre outil.
L’article 1367 du Code civil définit le principe d’un procédé fiable reliant le signataire à l’acte. Faites valider le dispositif retenu pour votre fiche : identification du voyageur, lien avec le document signé et intégrité de celui-ci. Une case d’acceptation des conditions de séjour ne démontre pas, à elle seule, la signature de cette fiche.
- Testez la relecture et la correction avant signature sur téléphone et à la réception.
- Vérifiez que le document exporté contient les renseignements, la date et la signature, pas seulement un statut « terminé ».
- Conservez la version signée ; évitez de remplacer silencieusement son contenu par des modifications ultérieures du profil client.
Séparer identité, archivage et transmission
Présentation du document et copie
La CNIL distingue la présentation d’une pièce d’identité de sa copie : l’hôtelier peut demander à voir le document pour justifier la nationalité, mais la réponse officielle exclut sa copie. Pour cette procédure, désactivez toute demande automatique de photo du passeport. La fiche reprend des renseignements ; elle n’est pas une archive d’images de documents.
Une échéance propre à la fiche
La durée de six mois concerne la fiche individuelle de police. N’en faites pas une règle universelle pour les factures ou tous les profils du logiciel de gestion hôtelière, appelé PMS. Prévoyez un rangement séparé et un contrôle périodique des échéances, y compris pour les téléchargements conservés par la réception.
Une remise ciblée aux autorités
La CNIL rappelle les trois motifs admis : prévention des troubles à l’ordre public, enquête judiciaire et recherche dans l’intérêt des personnes. Informez aussi le voyageur de ses droits d’accès et de rectification. Évitez les exports de l’ensemble de la clientèle lorsqu’une demande porte sur un séjour précis.
Préparer ce processus dans RoomRaccoon
Le logiciel PMS hôtelier RoomRaccoon présente le pré-enregistrement, le check-in en ligne et la centralisation des informations de réservation. Utilisez ces fonctions pour préparer l’arrivée, puis vérifiez séparément le parcours de la fiche française.
Faites préciser, dans votre offre et vos réglages, les champs disponibles, la signature, l’export et la suppression : fonction incluse, option ou intégration éventuelle. Testez chaque étape avec l’équipe. À défaut d’un circuit numérique validé, la relecture et la signature sur papier à l’arrivée restent une organisation manuelle possible.
Évaluez le pré-enregistrement à partir de votre procédure de réception et d’un exemple de fiche.
Découvrez les fonctions utiles à ce processus dans RoomRaccoon.Questions fréquentes à la réception
Un client étranger résidant en France est-il concerné ?
Oui. Le fait d’habiter en France ne dispense pas de cette formalité lorsqu’on n’a pas la nationalité française. Ce cas est explicitement précisé dans l’article 1 de la délibération CNIL de 2016 citée ci-dessous.
Que faire si le client refuse de signer ?
Expliquez l’obligation et proposez une solution papier si le problème est technique. En cas de refus de remplir ou de signer, Service Public indique que le loueur peut refuser l’hébergement. Confiez la décision au responsable de l’établissement.
Faut-il envoyer chaque soir les fiches à la police ?
Non. La transmission intervient sur demande des services compétents. Organisez plutôt une recherche fiable des fiches et une procédure de remise sécurisée, sans diffusion quotidienne automatique.
Sources et vérifications
Sources consultées le 13 novembre 2026. Les réglages de votre établissement et le procédé de signature doivent être vérifiés avant déploiement.
- Service Public : personnes concernées, formalités et refus.
- Légifrance : articles R814-1 à R814-3, obligation, données et conservation.
- Arrêté du 1er octobre 2015 : modèle officiel de fiche.
- CNIL, délibération du 9 juin 2016 : éclairage historique sur la dématérialisation.
- Code civil, article 1367 : signature électronique.
- CNIL : présentation et copie d’une pièce d’identité.
- CNIL : fiche de police, destinataires et droits des voyageurs.
- RoomRaccoon : fonctions présentées sur la page PMS.
