Facturation électronique 2026–2027 : que doit préparer un hôtel avec son PMS ?
Factures fournisseurs, séjours professionnels, clients particuliers : votre hôtel traite plusieurs circuits. Préparer la facturation électronique pour hôtel consiste à relier chacun au bon outil et à organiser les contrôles de la réception et de la comptabilité.
Pour un hôtel établi en France et assujetti à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), la réception des factures électroniques via une plateforme agréée est obligatoire depuis le 1er septembre 2026, lorsque le fournisseur doit les émettre. L’émission et le e-reporting deviennent obligatoires le 1er septembre 2027 pour les petites et moyennes entreprises (PME) et microentreprises ; ils le sont depuis septembre 2026 pour les grandes entreprises et entreprises de taille intermédiaire. Vérifiez votre catégorie, vos clients et votre régime de TVA, puis testez le circuit entre PMS et plateforme. Source : calendrier DGFiP.
Identifiez le client et le rôle de chaque outil
Le PMS, ou Property Management System, organise les séjours et leur facturation. La plateforme agréée (PA) assure les échanges réglementaires de factures et de données. Un logiciel raccordé à une PA ne devient pas lui-même une plateforme agréée : vérifiez les rôles définis par la DGFiP.
Classez vos ventes entre entreprises (B2B) et aux particuliers (B2C), puis distinguez les entreprises établies en France de celles établies à l’étranger. Identifiez le véritable client facturé : le voyageur, son employeur ou un intermédiaire. Le pays de la carte bancaire ne suffit pas.
Un PDF ordinaire envoyé par e-mail ne remplit pas les exigences de la réforme : la facture électronique comporte des données structurées et passe par une PA. La DGFiP précise la différence avec un simple PDF.
Matrice : réception, émission ou e-reporting ?
Exemple fictif : l’Hôtel des Tilleuls est une PME établie en France métropolitaine, redevable de la TVA. Les séjours ci-dessous sont soumis à la TVA française et non exonérés. Les dates concernent cette PME ; les références renvoient aux sources détaillées en fin de guide.
| Opération | Réception ou émission | Données transmises par l’hôtel | Date applicable | Sources |
|---|---|---|---|---|
| Achat auprès d’un fournisseur français assujetti | Recevoir sa facture via une PA lorsqu’il est tenu de l’émettre électroniquement. | Pas d’e-reporting de transaction pour cet achat domestique. | Réception depuis le 1er septembre 2026. | [1], [4] |
| Séjour facturé à une entreprise française assujettie | Émettre une facture électronique via une PA. | Données extraites de la facture par la PA ; paiement à traiter selon la dernière ligne. | Émission dès le 1er septembre 2027. | [1], [2], [4] |
| Séjour facturé à un particulier français ou étranger | Pas de facture électronique obligatoire au titre de cette réforme ; conserver le document client requis. | E-reporting des transactions ; paiement selon la dernière ligne. | E-reporting dès le 1er septembre 2027. | [1], [2] |
| Séjour facturé à une entreprise établie à l’étranger | Pas d’émission électronique obligatoire dans le circuit B2B domestique. | E-reporting des transactions internationales ; paiement selon la dernière ligne. | E-reporting dès le 1er septembre 2027. | [1], [2] |
| Encaissement d’une prestation, quel que soit le client | Compléter le circuit précédent ; pour une facture électronique, transmettre le statut d’encaissement. | Données de paiement si TVA exigible à l’encaissement, hors option pour les débits et opérations autoliquidées. | Transmission dès le 1er septembre 2027. | [1], [3] |
Pour une grande entreprise ou une entreprise de taille intermédiaire, l’émission et le e-reporting sont obligatoires depuis le 1er septembre 2026. La catégorie s’apprécie pour l’entreprise exploitante : ne la déduisez pas du seul nombre de chambres.
Ne confondez pas transaction et paiement. Une facture B2B française peut aussi nécessiter une information d’encaissement. À l’inverse, un séjour B2C reste concerné par le e-reporting même sans facture électronique adressée au voyageur. Les fréquences de transmission dépendent du régime de TVA : faites paramétrer votre calendrier avec le comptable et la PA.
Préparez les données et testez la liaison
- Réception : vérifiez votre rattachement à la PA dans l’annuaire, l’accès aux factures fournisseurs et la personne chargée de les contrôler. Le circuit achats peut relever de l’outil comptable plutôt que du PMS.
- Fiches clients : contrôlez raison sociale, adresse, pays d’établissement et numéro SIREN, l’identifiant de l’entreprise française. Distinguez coordonnées du voyageur et coordonnées de facturation.
- Connexion : demandez quels formats la PA accepte, quelles données le PMS transmet et comment remontent les erreurs. Identifiez ce qui passe automatiquement, par export ou par saisie manuelle.
- Essais : testez une facture B2B, une vente B2C, un client étranger, un acompte, un avoir et un rejet. Vérifiez montants, taxes, références et absence de doublons après correction.
- Suivi : attribuez la correction des rejets, le contrôle des transmissions et le rapprochement comptable. Conservez les justificatifs de dépôt, de traitement et les documents accessibles.
Ces contrôles prolongent les étapes de mise en conformité de Service Public. Vérifiez aussi le statut de l’opérateur dans la liste officielle des plateformes agréées : un dossier déposé ne prouve pas une immatriculation définitive.
Test fictif : pour un séjour de 300 €, un acompte encaissé de 120 € et un solde encaissé de 180 € totalisent 300 €. Vérifiez que les deux encaissements sont rapprochés sans ajouter une troisième fois le total de la facture. Faites contrôler leurs dates et leur ventilation fiscale.
Que vérifier dans RoomRaccoon ?
Le logiciel PMS hôtelier RoomRaccoon centralise les réservations et la facturation ; sa page française présente le fractionnement et l’envoi de factures par e-mail depuis la réservation. Ces fonctions documentées ne suffisent pas à établir le fonctionnement du circuit réglementaire français.
Faites confirmer séparément la PA utilisée, les flux couverts, les retours de statut et la disponibilité pour votre établissement. Le devis doit distinguer fonction incluse, module optionnel, intégration et intervention manuelle, avec les frais éventuels. L’UMIH recommande d’interroger les éditeurs sur la compatibilité et les coûts.
Présentez vos cas B2B, B2C et d’encaissement pour vérifier le parcours complet avec votre configuration.
Découvrez les fonctions utiles à ce processus dans RoomRaccoon.Questions fréquentes des hôteliers
Une chambre d’hôtes en franchise en base est-elle concernée ?
Oui : la franchise en base n’enlève pas la qualité d’assujetti. La DGFiP confirme son inclusion dans la réforme. Ne la confondez pas avec une opération exonérée au titre des articles 261 à 261 E du Code général des impôts et dispensée de facturation, exclue des flux d’émission et d’e-reporting concernés. Faites qualifier votre activité et vos obligations de réception séparément.
Faut-il remplacer le PMS pour recevoir les factures fournisseurs ?
Pas nécessairement. Vérifiez d’abord le circuit de réception auprès de votre PA et de votre comptable. Le choix du PMS se traite ensuite selon sa capacité à alimenter les flux de vente requis, directement ou par une procédure compatible validée.
Une connexion comptable prouve-t-elle que tout est prêt ?
Non. Un export d’écritures ne démontre ni l’acheminement des factures électroniques ni la transmission des données de transactions et de paiement. Demandez une démonstration de chaque flux, avec ses retours d’erreur. La conformité des fonctions de caisse reste également un contrôle distinct.
Sources et vérifications
Sources consultées le 13 novembre 2026. Périmètre : hôtel établi en France métropolitaine ; qualification fiscale et configuration à valider pour votre exploitation.
- [1] DGFiP : calendrier de réception, d’émission et d’e-reporting.
- [2] DGFiP : clients entreprises, particuliers et clients étrangers.
- [3] DGFiP : périmètre, exclusions, données et encaissements.
- [4] DGFiP : les trois volets de la réforme.
- DGFiP : rôle des PA, liste et statut des opérateurs, factures PDF et franchise en base.
- Service Public : préparation des circuits et rattachement à une PA.
- UMIH : préparer la réforme avec les éditeurs.
- RoomRaccoon : fonctions présentées sur la page française du PMS.
