Quels exports comptables demander à un PMS pour éviter la double saisie ?

Quels fichiers transmettre au comptable ?

Demandez un échantillon importable, puis cette checklist pour votre hôtel ou chambre d’hôtes. Convenez d’une périodicité et distinguez systématiquement date de séjour, date de facture et date de règlement.

• Ventes et chiffre d’affaires quotidien : détail par prestation, numéro de facture, date, montant hors taxes (HT), TVA et montant toutes taxes comprises (TTC). Le rapport par date de séjour sert au contrôle de gestion ; le cabinet définit les dates et écritures à retenir.
• Règlements : date, montant, moyen de paiement, référence unique, facture affectée et lot de remise. Séparez encaissement client, commission et versement bancaire.
• Soldes et acomptes : factures impayées, échéances, paiements partiels et avances non encore affectées. Un acompte doit rester traçable jusqu’à son imputation.
• TVA : base taxable, taux, montant et code fiscal par ligne, avec les éventuelles exonérations. Faites valider le traitement des acomptes et l’exigibilité selon votre situation.
• Taxe de séjour : nuitées, personnes assujetties, exonérations, tarif local, collecteur et sommes à reverser. Isolez les montants déjà collectés par un intermédiaire.
• Corrections : avoirs reliés aux factures initiales, motifs, dates et remboursements identifiés séparément. Une annulation de réservation ne suffit pas à expliquer une correction comptable.

Exemple de mapping à remettre au cabinet

À l’Hôtel des Tilleuls, établissement fictif en France métropolitaine, la facture F-2026-1042 du 12 novembre 2026 comprend uniquement 200 € HT d’hébergement, 20 € de TVA et 6 € de taxe de séjour au réel. Total dû : 226 €. Aucun acompte, avoir ni solde antérieur. Les montants sont pédagogiques ; les 6 € ne constituent pas un tarif local recommandé.

Le taux de 10 % suppose ici une prestation d’hébergement taxable répondant aux conditions précisées par le BOFiP. La taxe au réel figure séparément et n’entre pas dans la base de TVA, contrairement au traitement de la taxe forfaitaire répercutée dans le prix, expliqué par Service Public.

Les noms de champs et comptes sont illustratifs : ils ne décrivent pas un format d’export RoomRaccoon garanti. Votre cabinet choisit les numéros de comptes, codes journaux et règles fiscales.

Pour vérifier l’équilibre, la facture donne un débit client de 226 € et des crédits de 200 € d’hébergement, 20 € de TVA et 6 € de taxe de séjour. Les règlements donnent 176 € au débit des comptes de paiement et 176 € au crédit du client. Le solde débiteur reste donc de 50 €.

Tester l’import avant de l’automatiser

Une intégration PMS-comptabilité doit réussir les mêmes contrôles qu’un fichier importé manuellement. Faites valider ce test par votre cabinet :

1. Convenez du format accepté : fichier CSV (texte organisé en colonnes), tableur ou connexion. Fixez séparateur, décimales, dates, devise, ordre des colonnes et comptes. Un PDF facilite la lecture, mais ne garantit pas un import exploitable.
2. Importez un lot test comprenant une facture, un paiement partiel, un acompte et un avoir. Vérifiez le nombre d’opérations, les totaux HT, TVA, taxe de séjour et règlements ; si vous importez des écritures, contrôlez l’égalité débit/crédit.
3. Rejouez le lot pour tester les doublons. Simulez ensuite une correction et un compte non reconnu : chaque rejet doit être visible et corrigé avant reprise.
4. Conservez le fichier source, la version du mapping, l’identifiant du lot et le compte rendu d’import. Fixez une date de bascule unique entre transfert manuel et connexion automatique.

Pour rapprocher les soldes clients : solde initial + factures − avoirs − règlements affectés = solde final. Identifiez séparément les remboursements et avances non affectées. Ne renvoyez pas un mois entier après une correction sans contrôler les opérations déjà importées.

Ce circuit reste distinct de la sécurisation des fonctions de caisse, de la facturation électronique et de l’e-reporting, c’est-à-dire la transmission de données à l’administration. Un export ne suffit pas à satisfaire ces obligations : vérifiez votre périmètre et le calendrier applicable auprès de la DGFiP.

Préparer ce processus avec RoomRaccoon

Les rapports de gestion hôtelière présentés par RoomRaccoon couvrent notamment le chiffre d’affaires quotidien, les transactions, les paiements, les acomptes et les soldes. Faites préciser ce qui est inclus en standard, disponible en option ou transmis par une intégration comptable dans votre formule. La présence d’un rapport ne garantit pas qu’une connexion soit incluse.

Présentez votre mapping et demandez un export réel à tester. Confirmez le logiciel destinataire, les champs disponibles et la fréquence de transfert. Sans connexion activée et validée, organisez avec le cabinet le téléchargement puis l’import manuel du fichier.

Questions fréquentes sur les exports