Comment changer de PMS sans perdre ses réservations ni ses acomptes ?
Votre prochain client a déjà réservé, parfois payé, dans l’ancien logiciel. Pour votre hôtel indépendant ou votre maison d’hôtes, l’enjeu est de retrouver un planning exploitable et le bon montant à demander à chaque arrivée.
Pour changer de PMS hôtelier, exportez les séjours à reprendre et leurs paiements, testez l’import, puis rapprochez chaque réservation, acompte et solde avant d’autoriser la bascule. Un PMS (Property Management System) est un logiciel de gestion hôtelière. L’import des réservations ne prouve pas que leurs paiements sont correctement repris : exigez des contrôles séparés et un plan de repli opérationnel.
Définir précisément ce qui doit être repris
Retenez tous les séjours futurs jusqu’à la dernière date réservée, avec les séjours en cours dans un lot distinct. Convenez de l’unité de comptage : un dossier peut contenir plusieurs chambres. Comparez aussi les nuitées-chambres, soit une chambre occupée pendant une nuit.
- Réservation : identifiant d’origine, nouvel identifiant, statut, dates, catégorie, chambre attribuée, occupants, tarif, prestations et conditions convenues.
- Distribution : canal et référence de l’OTA (Online Travel Agency, agence de voyages en ligne), avec correspondance entre catégories et tarifs. Ne rapprochez pas les dossiers uniquement par nom.
- Paiements : montant du séjour, sommes encaissées, remboursements effectués, solde, devise, dates et références des transactions ; identifiez qui doit encore payer, client ou intermédiaire.
Conservez les justificatifs dans un espace à accès restreint. Faites préciser par écrit les champs importés, ceux repris manuellement, les exclusions et la personne chargée de chaque correction.
Le déroulé de migration et ses preuves de contrôle
Désignez un responsable à l’hôtel, un interlocuteur technique et une personne chargée du rapprochement financier. Fixez T0, l’heure de référence des exports, ainsi que l’heure limite de décision avant les prochaines arrivées. Le calendrier suivant est une méthode à adapter, pas un délai fournisseur.
| Étape | Responsable et action | Preuve attendue |
|---|---|---|
| Avant la répétition | Hôtel + prestataire : valider le périmètre, les correspondances et l’accès de secours à l’ancien PMS. | Liste des champs, exclusions et contacts ; export restaurable ou consultable. |
| Import d’essai | Réception + prestataire : tester un séjour payé, un paiement partiel, une modification et une réservation OTA. | Dossiers comparés ; absence de messages ou demandes de paiement indésirables. |
| À T0 | Responsable hôtel : sauvegarder l’export final et ouvrir un journal des événements reçus ensuite. | Fichiers horodatés ; créations, modifications, annulations et paiements tracés. |
| Avant activation | Prestataire : importer puis intégrer les événements du journal. Réception + comptabilité : rapprocher les données. | Tableau avant/après et liste des écarts corrigés, avec justificatifs. |
| Décision | Direction : autoriser la mise en service seulement si les critères ci-dessous sont remplis. | Validation datée ; système qui pilote les disponibilités identifié. |
| Après activation | Réception : vérifier les premières arrivées, les nouvelles réservations et les mouvements financiers. | Nouveau rapprochement en fin de journée et le lendemain matin. |
Pendant la bascule, coordonnez les connexions et les automatismes avec les prestataires. Un seul système doit piloter les disponibilités ; tout événement reçu après T0 doit rejoindre le journal jusqu’à sa reprise confirmée. Comparez le nouvel export avec celui de T0 enrichi de ces événements, à une même heure de contrôle.
Exemple fictif de rapprochement avant/après
L’Hôtel des Tilleuls est ici un établissement fictif de 24 chambres. Hypothèses : 32 dossiers futurs, chacun pour une chambre, dont 14 directs et 18 OTA ; tous les encaissements sont effectués par l’hôtel, sans versement OTA attendu ni avoir à imputer. Les montants illustrent uniquement le contrôle et sont toutes taxes comprises (TTC), hors taxe de séjour.
| Indicateur | Avant | Après validation | Écart |
|---|---|---|---|
| Dossiers uniques | 32 | 32 | 0 |
| Nuitées-chambres | 80 | 80 | 0 |
| Dossiers avec référence OTA | 18 | 18 | 0 |
| Séjours TTC, hors taxe de séjour | 21 600 € | 21 600 € | 0 € |
| Prépaiements encaissés | 8 400 € | 8 400 € | 0 € |
| Remboursements effectués | 600 € | 600 € | 0 € |
| Montant payé net | 7 800 € | 7 800 € | 0 € |
| Reste à encaisser | 13 800 € | 13 800 € | 0 € |
Calculs : 8 400 − 600 = 7 800 € ; 21 600 − 7 800 = 13 800 €. Les 21 600 € représentent le montant actualisé des séjours. La taxe de séjour, exclue de cet exemple, doit avoir son propre contrôle dans votre migration.
Un total juste peut masquer une erreur. Un acompte de 300 € affecté au mauvais dossier ne change pas le total encaissé. Vérifiez donc les références et les montants dossier par dossier, puis par canal et date d’arrivée.
Quand autoriser la bascule, quand revenir en arrière ?
Retenez les critères d’acceptation suivants : aucun dossier manquant ou doublonné ; dates, catégories et références exactes ; aucun écart financier inexpliqué ; chaque paiement rattaché au bon séjour ; journal depuis T0 entièrement repris. Les arrivées doivent être exploitables par la réception et les automatismes testés avant réactivation.
La direction valide ces résultats avec la réception et la comptabilité. Si un critère échoue, reportez l’activation. Conservez l’ancien outil disponible selon les accès convenus, ainsi qu’une liste des arrivées, chambres et soldes accessible en cas d’incident.
Le plan de repli après une activation
Suspendez les automatismes concernés et contactez le responsable technique. Consignez les opérations déjà réalisées dans le nouveau PMS, y compris les paiements. Ne réactivez l’ancien pilotage qu’après rapprochement de ces événements et validation des connexions par les prestataires. Si ce retour n’est pas possible, utilisez le registre de secours et une gestion contrôlée des disponibilités jusqu’à résolution. Ne ressaisissez jamais un paiement comme un nouvel encaissement.
Les montants à ne pas confondre
Pour le transfert des acomptes entre PMS, distinguez l’écriture de reprise, l’argent effectivement encaissé et les versements encore attendus. Une préautorisation ne doit pas être comptée comme un paiement encaissé. Pour les règlements via une OTA, vérifiez le payeur, le montant dû à l’hôtel et les justificatifs du canal, sans redemander au client une somme déjà réglée.
Conservez séparément les remboursements en attente, les avoirs et les litiges. Faites valider leur traitement par la comptabilité. Reprenez aussi les libellés contractuels d’origine, notamment « arrhes » ou « acompte », sans les requalifier pendant l’import.
Préparer cette reprise avec RoomRaccoon
Le programme d’accompagnement à la mise en place de RoomRaccoon prévoit la configuration, une réservation test, l’import des réservations existantes et la formation. Faites confirmer séparément le périmètre des paiements historiques et la méthode de rapprochement.
La documentation française sur les paiements externes décrit leur ajout manuel à une réservation. Cette possibilité ne constitue pas une garantie d’import automatique des acomptes de votre ancien logiciel. Faites préciser ce qui relève du service prévu, d’une option, d’une intégration ou d’une reprise manuelle.
Apportez votre liste de champs, un exemple anonymisé de réservation avec acompte et vos critères d’acceptation.
Préparez ce scénario avec notre équipe lors d’une démonstration.Questions fréquentes sur la reprise des séjours
Comment traiter les clients déjà présents le jour du changement ?
Isolez leurs dossiers. Déterminez où seront enregistrés les consommations restantes, le paiement final et le départ. Rapprochez leur solde à T0 et évitez que deux systèmes suivent simultanément le même compte client.
Les cartes bancaires sont-elles reprises avec les acomptes ?
Ne le présumez pas. Demandez aux prestataires de paiement si les références sécurisées des cartes sont transférables et selon quelle procédure. N’ajoutez pas de numéros de carte complets ni de cryptogrammes à votre fichier de migration.
Que faire si l’export ne contient pas les paiements ?
Récupérez un relevé distinct auprès de l’ancien outil ou du prestataire de paiement, puis rapprochez-le par référence avec les réservations. Faites valider une reprise manuelle si nécessaire. Un acompte non retrouvé doit être investigué avant toute nouvelle demande de paiement.
Sources et vérifications
Sources consultées le 13 novembre 2026. Le déroulé, les critères d’acceptation et les chiffres fictifs constituent une méthode de préparation à adapter à votre établissement.
- RoomRaccoon : programme d’onboarding — configuration, import et formation.
- RoomRaccoon : FAQ facturation — enregistrement manuel des paiements externes.
- RoomRaccoon : guide général du PMS hôtelier — préparation du changement de logiciel.
- Mews : comment adopter un nouveau PMS ? — questions à poser sur l’intégration et l’accompagnement.
