Un hôtel peut-il scanner ou conserver la pièce d’identité de ses clients en France ?
À la réception comme en ligne, un contrôle d’identité peut vite devenir une collecte excessive. Voici comment distinguer présentation du document, lecture automatique, copie et conservation dans votre hôtel ou chambre d’hôtes.
Selon la CNIL, un hôtelier ne peut pas faire de copie de la pièce d’identité de son client. Il peut demander sa présentation pour justifier la nationalité, ou l’identité lors d’un paiement par chèque. Ne confondez pas cette vérification avec un scan conservé. Une lecture automatique temporaire doit faire l’objet d’une validation juridique et technique avant utilisation. Les six mois de conservation concernent la fiche individuelle de police, pas une copie du passeport.
Commencez par le besoin, pas par le scanner
La réponse de la CNIL sur les copies à l’hôtel distingue la présentation du document de sa reproduction. Photographier une carte ou produire un fichier PDF revient à créer une copie ; changer de support ne change pas la nature de l’opération.
Pour appliquer le règlement général sur la protection des données (RGPD), définissez la finalité de chaque collecte et sa base juridique avant de configurer votre système de gestion hôtelière, ou PMS. Trois besoins doivent rester séparés :
- Gérer le séjour : recueillez les informations nécessaires à la réservation et au contact avec le client. Une fiche client n’appelle pas automatiquement une image du document.
- Remplir la fiche de police : cette obligation concerne les clients de nationalité étrangère, y compris ceux de l’Union européenne, dans les hôtels et chambres d’hôtes concernés.
- Vérifier un justificatif : regardez le document dans les situations admises, puis rendez-le. Ne transformez pas ce contrôle visuel en archivage systématique.
La fiche de police comporte notamment identité, naissance, nationalité, domicile, coordonnées et dates du séjour. La liste publiée par Service Public ne demande ni photographie du titre ni numéro de passeport.
Montrer, lire, scanner ou stocker : que vérifier ?
Utilisez ce tableau avant d’ouvrir un parcours de pré-enregistrement. Il distingue les fonctions décrites par RoomRaccoon des vérifications à effectuer dans votre propre configuration.
| Opération | Règle ou décision en France | Fonction documentée et contrôle à réaliser |
|---|---|---|
| Montrer le document | Présentation possible pour les motifs précisés par la CNIL. Elle n’autorise pas sa reproduction. | Procédure manuelle à la réception : consulter puis restituer, sans photo ni pièce jointe. |
| Lire temporairement les données | Une extraction sans archivage annoncé ne constitue pas, à elle seule, une autorisation. Faites valider le traitement réel avant activation. | RaccoonID préremplit les champs. Faire préciser le devenir de l’image, les traitements intermédiaires, les destinataires et les champs conservés. |
| Scanner ou photographier pour créer une copie | Relève de la copie visée par la réponse négative de la CNIL. | Écarter les demandes de photo, PDF ou téléversement du titre dans les consignes et formulaires d’arrivée. |
| Conserver une copie du titre | La durée de six mois de la fiche de police ne justifie pas cet archivage. | Rechercher les copies dans les pièces jointes, courriels et dossiers partagés. Organiser leur suppression avec le responsable des données. |
| Conserver les champs nécessaires | La fiche de police est conservée six mois. Les autres données suivent les règles propres à leur finalité. | Le PMS centralise les informations clients. Vérifier séparément les accès, les exports et la suppression de chaque catégorie. |
Le préremplissage est décrit dans l’aide française RaccoonID. Les contrôles proposés ci-dessus sont une procédure de vérification, pas des réglages présentés comme déjà activés sur votre compte.
Exemple fictif : l’Hôtel des Tilleuls. Hypothèse : l’établissement accueille des voyageurs français et étrangers et souhaite accélérer les arrivées. Il retire la demande systématique de photo du passeport, organise la fiche de police pour les voyageurs concernés et conserve une saisie manuelle tant que le parcours de lecture automatique n’est pas validé.
Contrôlez aussi ce qui se passe après la lecture
Ne réduisez pas votre audit à la présence d’un bouton « scanner ». Appliquez le principe de minimisation des données à toute la chaîne :
- Obtenez une description écrite du flux : image capturée, données extraites, transit éventuel et suppression. Distinguez l’image source des champs enregistrés.
- Testez avec un jeu de données fictives autorisé par le fournisseur : cherchez une éventuelle image dans la réservation, les exports, les téléchargements et le terminal utilisé.
- Faites confirmer les traitements invisibles à la réception : fichiers temporaires, journaux, sauvegardes et éventuels sous-traitants. L’absence de pièce jointe visible ne suffit pas.
- Définissez qui accède aux données, comment le client est informé et comment chaque catégorie est supprimée à l’échéance prévue.
Selon l’article R814-3, les fiches de police sont conservées six mois et remises à la police ou à la gendarmerie sur demande. Cette règle ne fixe pas une durée commune à tout le dossier client : la CNIL demande de déterminer les durées selon les objectifs du traitement.
Comment encadrer l’usage de RoomRaccoon ?
Le logiciel PMS hôtelier RoomRaccoon présente la centralisation des réservations et le pré-enregistrement en ligne. Sa page consacrée au scanner d’identité pour hôtels décrit le remplissage automatique des informations clients.
L’aide française RaccoonID précise qu’il s’agit d’une option nécessitant un emplacement d’upgrade. Elle indique que les données RaccoonID ne sont pas stockées dans RoomRaccoon et servent au remplissage des champs. Faites préciser par écrit la portée de cette indication pour l’image source et les données du profil.
Avant activation, demandez à votre interlocuteur RoomRaccoon de documenter le parcours applicable à votre établissement, puis faites valider son usage français par votre conseil juridique ou votre délégué à la protection des données. Une fonctionnalité disponible ne constitue pas une garantie de conformité.
Préparez votre procédure d’accueil et la liste des données réellement nécessaires avant de choisir les fonctions à utiliser.
Découvrez les fonctions utiles à ce processus dans RoomRaccoon.Questions pratiques à la réception
Peut-on demander une photo avant une arrivée tardive ?
Une arrivée sans réception ouverte ne justifie pas, à elle seule, une copie de pièce d’identité à l’hôtel. Prévoyez un parcours de vérification validé et une solution de remplacement pour le client, sans imposer par défaut l’envoi du titre.
Le refus du scan équivaut-il au refus de la fiche de police ?
Non : remplir et signer une fiche est distinct de fournir une copie. Service Public indique qu’un hébergeur peut refuser la location si le client étranger refuse de remplir ou signer la fiche obligatoire. Ne transposez pas cette règle au refus d’un scan.
Que faire d’une copie reçue spontanément par courriel ?
Ne l’ajoutez pas automatiquement au profil client. Prévenez le responsable des données, vérifiez les emplacements où elle a été dupliquée et organisez sa suppression. Proposez au voyageur la procédure prévue par l’établissement pour recueillir uniquement les informations nécessaires.
Sources et vérifications
Sources consultées le . Cadre français de l’accueil hôtelier et documentation des fonctions citées.
- CNIL : copie d’une pièce d’identité par un hôtelier.
- Service Public : fiche individuelle de police ; Légifrance : articles R814-1 à R814-3.
- CNIL : finalité, minimisation et durées de conservation.
- RoomRaccoon : aide française RaccoonID et pages produit PMS et scanner citées dans ce guide.
