Logiciel de caisse hôtelier : quelle preuve de conformité demander en France ?
Avant de changer de logiciel ou de connecter une caisse de restaurant, identifiez où votre hôtel enregistre les règlements. Ce périmètre détermine les justificatifs à demander au fournisseur et les documents à conserver.
Si votre hôtel entre dans le champ de l’obligation, demandez un certificat d’un organisme accrédité ou une attestation individuelle de l’éditeur couvrant la version et les fonctions de caisse utilisées. Une seule de ces preuves suffit. L’attestation est de nouveau admise depuis le 21 février 2026 : la suppression annoncée en 2025 a été annulée. Il n’existe donc pas d’obligation générale de certification NF525. La facturation électronique relève d’un dispositif distinct.
Votre hôtel est-il concerné ? L’arbre de décision
Examinez les fonctions réellement utilisées : un PMS, pour Property Management System, peut comporter une fonction de caisse sans porter ce nom. Suivez cet arbre pour votre établissement en France, à partir du champ d’application précisé par la DGFiP, la Direction générale des finances publiques.
- Êtes-vous assujetti à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), sans bénéficier de la franchise en base ni réaliser exclusivement des opérations exonérées ? Non : vous êtes hors de cette obligation. Oui : passez à la question 2.
- Accueillez-vous des clients particuliers ? Non, votre activité est exclusivement réalisée avec des professionnels et obligatoirement facturée : hors champ. Oui, même avec une clientèle mixte : passez à la question 3.
- Un logiciel mémorise-t-il vos encaissements hors comptabilité ? Non : cette obligation ne vous impose pas d’acheter une caisse. Oui : passez à la question 4. Un export comptable ultérieur ne transforme pas l’enregistrement en écriture comptable immédiate, automatique et définitive.
- Tous vos paiements passent-ils par l’intermédiation directe d’un établissement bancaire répondant aux conditions fiscales ? Oui : une dispense peut s’appliquer après vérification. Non : demandez une preuve pour chaque logiciel de caisse concerné.
Pour la question 4, le BOFiP vise un établissement de crédit soumis au droit de communication fiscal français ou une banque de l’Union européenne soumise à l’échange automatique d’informations. Un prestataire de paiement n’a pas nécessairement ce statut. Un seul autre circuit de règlement peut exclure cette tolérance : voir les paragraphes 35 à 37 du BOFiP.
Deux exemples fictifs. L’hôtel des Tilleuls est soumis à la TVA, accueille des particuliers et mémorise leurs règlements en espèces et par carte : il doit obtenir les justificatifs des logiciels concernés. La maison d’hôtes des Pins bénéficie, par hypothèse, de la franchise en base : elle est dispensée de cette obligation tant que cette situation demeure.
Quelles preuves demander au fournisseur ?
Pour vérifier la conformité du logiciel de caisse hôtelier, demandez le document lui-même. Le rétablissement de l’attestation en 2026 maintient deux voies alternatives ; il ne supprime pas les exigences de sécurisation.
| Preuve | Ce qu’il faut obtenir | Contrôle à effectuer |
|---|---|---|
| Certificat | Le certificat, ou sa copie, délivré par un organisme accrédité. | Vérifiez l’organisme, le logiciel, la version couverte et la référence aux exigences fiscales françaises. |
| Attestation individuelle | L’attestation de l’éditeur établie selon le modèle de l’administration. | Vérifiez les deux volets, l’identité de l’entreprise utilisatrice, la version, le périmètre et les signatures. |
La checklist du dossier à conserver
- Relevez le nom commercial du logiciel, son éditeur et sa version ; rapprochez-les du justificatif.
- Vérifiez les quatre exigences couvertes : inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage des données.
- Pour l’attestation, contrôlez la signature de l’éditeur et les fonctions incluses ou exclues. Complétez et signez le volet de votre entreprise, avec les dates demandées.
- Vérifiez le numéro de licence lorsqu’il existe et utilisez le modèle officiel d’attestation comme grille de contrôle.
- Rangez le justificatif dans un dossier accessible à la direction ; désignez la personne chargée de le vérifier lors des évolutions du logiciel.
Un logo NF525, une présentation commerciale ou une mention dans les conditions générales ne remplace pas le justificatif attendu. Si le fournisseur propose une certification, demandez la pièce correspondante plutôt qu’une capture du logo.
Délimiter la caisse, les connexions et la facturation
Un document couvre-t-il tout l’hôtel ?
Pas automatiquement. Dans un hôtel-restaurant, relevez séparément le logiciel de réception et la caisse du restaurant. Pour chaque outil, notez où un paiement est enregistré, corrigé et archivé. Demandez au fournisseur quel périmètre son document couvre ; une connexion entre logiciels ne suffit pas à étendre cette couverture.
Organisez ensuite un test avec la réception : encaissement partiel, solde, correction et remboursement. Demandez où retrouver les traces et comment récupérer les archives. Cette vérification pratique complète le dossier documentaire sans remplacer sa preuve réglementaire.
Pourquoi séparer la facturation électronique ?
La conformité de caisse concerne la fiabilité des données d’encaissement. La facturation électronique organise l’échange des factures concernées ; le e-reporting transmet à l’administration certaines données de transactions et de paiement. Les plateformes agréées présentées par la DGFiP interviennent dans ces derniers flux. Leur agrément ne constitue pas une attestation de caisse pour votre PMS. Constituez deux dossiers distincts.
Préparer cette vérification avec RoomRaccoon
Le logiciel PMS hôtelier RoomRaccoon présente le suivi du statut des paiements et la facturation depuis la réservation. L’ajout de consommations via un système de point de vente relève d’une intégration. Faites préciser les fonctions incluses dans votre offre, les options éventuelles et la connexion concernée.
Transmettez votre liste de logiciels et de circuits de paiement à votre interlocuteur RoomRaccoon. Demandez les justificatifs applicables à votre configuration. La collecte des pièces et leur vérification restent une démarche à organiser avec votre équipe et votre expert-comptable.
Préparez un exemple de règlement et la liste des outils utilisés pour examiner votre fonctionnement.
Découvrez les fonctions utiles à ce processus dans RoomRaccoon.Questions fréquentes sur les justificatifs
Puis-je rédiger moi-même l’attestation de mon fournisseur ?
Non. L’attestation est délivrée par l’éditeur. Vous complétez et signez le volet utilisateur du modèle officiel ; cela ne vous autorise pas à attester à sa place la conformité technique de son logiciel.
Faut-il un nouveau certificat chaque année ?
Pas systématiquement. Le BOFiP lie le renouvellement aux évolutions majeures affectant la sécurisation, pas à une échéance annuelle générale. Après une mise à jour, faites confirmer que la version utilisée reste couverte et conservez cette correspondance avec le justificatif.
Une attestation d’un éditeur étranger est-elle recevable ?
Oui, sous les conditions du BOFiP : elle doit notamment être en français ou accompagnée d’une traduction française certifiée. Vérifiez aussi son caractère individuel et son périmètre ; la localisation du fournisseur ne suffit pas à valider le document.
Sources et vérifications
Sources consultées le 13 novembre 2026. Pour appliquer les exceptions à votre établissement, faites valider votre régime de TVA et vos circuits d’encaissement par votre expert-comptable.
