Comment rapprocher les versements Booking.com des réservations et des factures du PMS ?

Préparer le rapprochement des paiements Booking.com

Selon la documentation officielle Booking.com, un versement brut inclut la commission, tandis qu’un versement net la déduit. Contrôlez le fonctionnement applicable à votre établissement et à chaque réservation.

• Récupérez le relevé détaillé du versement, sa référence, sa devise, ses retenues et les justificatifs de commission correspondants.
• Rassemblez les réservations du PMS, factures, avoirs et règlements déjà enregistrés. Un avoir corrige une facture ; un remboursement est un mouvement d’argent.
• Relevez la date d’émission du versement et sa date de crédit bancaire, sans les confondre avec les dates de séjour ou de facturation.
• Identifiez les réservations payées sur place et celles réglées par carte virtuelle : elles peuvent suivre un circuit d’encaissement différent.

La documentation de rapprochement Booking.com décrit un rapport reliant versements, réservations et autres opérations. Le tableau ci-dessous propose une méthode de contrôle manuelle : son utilisation ne nécessite aucune connexion technique.

Quel identifiant utiliser ?

Associez référence Booking.com, numéro de réservation PMS et numéro de facture. Ajoutez les avoirs et la référence du versement. Ne rapprochez pas uniquement par nom ou montant : deux clients peuvent payer la même somme. Si une réservation comporte plusieurs factures ou versements, détaillez leur répartition sans dupliquer le total.

Exemple complet : justifier un versement de 965 €

L’Hôtel des Tilleuls est fictif. Son fichier de travail reprend le lot V-1011, émis le 10 novembre 2026 et crédité le 12 novembre. Hypothèses : euros, versement net, aucun autre frais, aucune taxe de séjour dans ce lot. Les commissions ci-dessous sont des montants pédagogiques, pas des tarifs Booking.com.

Les trois nouvelles réservations représentent 1 300 €. Pour B102, un remboursement de 100 € et l’avoir AV402 sont déjà confirmés ; les 46 € de commission correspondent au montant final du relevé. B099 concerne un séjour antérieur, déjà payé : seuls son remboursement et sa correction de commission entrent dans ce lot.

Modèle de travail, pas reproduction d’un export Booking.com. Les 12 € sont une restitution de commission confirmée pour B099. Son montant initial de 220 €, déjà versé dans un autre lot, reste exclu. Les dates illustrent ce seul cas et ne constituent pas un délai annoncé.

Relier les factures au montant bancaire

F401 vaut 600 €, F402 400 € et F403 340 €, dont 40 € d’extras encaissés sur place. Les factures totalisent donc 1 340 €, mais seulement 1 300 € concernent Booking.com. AV402 réduit F402 de 100 € ; AV399 documente les 80 € remboursés sur l’ancien séjour.

Le contrôle du lot donne : 1 300 − 167 − 180 + 12 = 965 €. Le relevé bancaire indique 965 € : l’écart bancaire est nul. Les commissions nettes liées à ces lignes sont de 155 €, soit 167 − 12 ; pointez-les avec la facture de commission et son justificatif de correction.

Expliquer les écarts dans le PMS

• Si AV402 existe mais que le remboursement manque dans le suivi, l’attendu est surévalué de 100 €. Reliez le mouvement confirmé à l’avoir.
• Si F403 est rapprochée intégralement, un écart de 40 € apparaît. Affectez les extras au paiement sur place déjà enregistré.
• Si le filtre exclut B099, l’attendu devient 1 033 €. Réintégrez sa correction nette de −68 € pour retrouver 965 €.

Clôturer seulement les écarts expliqués

Pour chaque différence, notez le montant, le motif, la pièce justificative, le responsable et le statut : rapproché, décalage de date ou à investiguer. Un versement annoncé mais absent du relevé reste en attente ; il n’est pas encore confirmé en banque.

Comparez des périmètres identiques : devise, taxes collectées, frais, période et établissement. Ne déduisez pas un remboursement déjà intégré dans le brut du fichier. Ne ramenez jamais un écart à zéro avec une remise artificielle ou des frais supposés.

Conservez le relevé original, le tableau complété et les pièces associées. Faites valider l’imputation comptable des commissions et taxes par votre comptable. Si le règlement du client figure déjà dans le PMS, le crédit bancaire doit solder le flux attendu, sans enregistrer un second paiement client.

Appliquer cette méthode avec RoomRaccoon

La solution de paiements hôteliers intégrés de RoomRaccoon présente un tableau de bord financier et l’association automatique des paiements aux réservations et factures. Pour votre configuration, faites préciser les fonctions activées, les éventuelles options et les intégrations nécessaires au traitement des versements Booking.com.

Testez un lot comprenant remboursement et commission corrigée. Vérifiez quelles données sont reprises automatiquement et quelles lignes doivent être contrôlées manuellement. Le tableau proposé ici sert à ce contrôle ; il ne suppose pas l’import automatique de tout fichier Booking.com.

Questions fréquentes sur les écarts de versement