Comment accepter les Chèques-Vacances ANCV et suivre un paiement mixte dans son PMS ?

Préparer l’acceptation de Classic et Connect

Avant de proposer les Chèques-Vacances ANCV dans un PMS, vérifiez votre conventionnement et les formats annoncés aux clients. L’ANCV demande notamment une activité éligible, un numéro Siret et un compte bancaire en France ou dans l’Union européenne. Pour une chambre d’hôtes, elle mentionne aussi un label dans ses conditions d’adhésion.

Classic : réceptionner et contrôler les titres papier

Contrôlez leur validité, les mentions requises, les éléments de sécurité et la présence de la souche supérieure. Apposez votre cachet à l’emplacement prévu. Conservez les souches et une copie du bordereau jusqu’au remboursement, conformément aux conditions ANCV, articles 4, 5 et 10. Enregistrez la valeur des titres acceptés, sans attendre leur remboursement bancaire.

Connect : activer un circuit d’encaissement

Demandez l’activation de Connect dans votre espace professionnel, puis configurez l’espace encaissement ou l’application Chèque-Vacances Pro. Une connexion par un intermédiaire nécessite un raccordement distinct et votre identifiant commerçant ShopID : suivez la procédure d’activation ANCV.

Pour encaisser, saisissez le montant dans l’outil ANCV ; le client valide dans son application. Vérifiez la confirmation côté professionnel avant de reporter la somme dans le PMS, comme le décrit le parcours d’encaissement Connect.

• Prévoyez deux libellés distincts : « ANCV Classic » et « ANCV Connect ».
• Conservez, pour chaque règlement, montant, date, réservation et référence du justificatif.
• Désignez la personne qui contrôle les titres ou transactions et celle qui suit les versements ANCV.

Exemple : 200 € en ANCV et 220 € par carte

L’Hôtel des Tilleuls est un établissement fictif conventionné ANCV. Hypothèses : une facture de 420 € pour des prestations éligibles, aucun acompte ni autre somme à régler. Le client paie 200 € en Classic, soit quatre titres de 50 €, ou 200 € en Connect. Ces deux variantes sont alternatives.

Montants pédagogiques, sans valeur de tarif hôtelier. Le solde présenté concerne le client ; les commissions et versements bancaires se suivent séparément.

Enregistrement manuel

Sur la réservation concernée, saisissez 200 € sous le libellé ANCV correspondant. Reliez ce mouvement à la référence de transaction Connect ou au suivi des titres Classic. Encaissez ensuite 220 € par carte et enregistrez cette seconde ligne si elle ne remonte pas automatiquement. Vérifiez : 200 + 220 = 420 €, puis solde nul.

Enregistrement avec un circuit connecté

Si votre paiement carte est intégré, contrôlez la remontée des 220 € avant toute saisie manuelle. Pour ANCV, utilisez la même logique uniquement si un raccordement confirme et transmet réellement la transaction au PMS. Une confirmation dans l’application ANCV seule ne prouve pas cette transmission.

Contrôler les refus et le versement ANCV

Le complément par carte est refusé

Ne soldez pas la réservation. Pour un paiement mixte avec Connect, l’article 5.5 des conditions ANCV en vigueur depuis le 25 septembre 2026 impose de demander l’annulation à l’ANCV dans les quatre heures suivant la soumission de la demande de paiement. Après confirmation de l’annulation, répercutez-la dans le PMS en conservant la trace de l’opération. Dans l’exemple, le solde revient alors à 420 €.

Le client a payé, mais le virement n’est pas arrivé

Gardez le compte client soldé si ses deux règlements sont valides. Suivez séparément les 200 € à recevoir de l’ANCV : pour Classic, les titres sont envoyés avec un bordereau ; pour Connect, le remboursement bancaire est automatique selon la procédure ANCV. Rapprochez ensuite le montant brut, les frais justifiés et le net reçu. Ce virement ne constitue pas un troisième paiement du client.

Organiser ce suivi dans RoomRaccoon

RoomRaccoon présente des paiements hôteliers intégrés avec suivi des transactions et des soldes. Son aide française décrit aussi la création de moyens de paiement personnalisés :

1. Ouvrez « Paramètres du compte », puis « Modes de paiement ».
2. Dans la partie des moyens personnalisés, cliquez sur +, nommez le moyen et enregistrez.
3. Créez les libellés Classic et Connect, puis sélectionnez le bon dans « Payé avec » lors de l’enregistrement du règlement.

Ce paramétrage classe un paiement ; il ne constitue pas une intégration native de Classic ou Connect. Pour automatiser Connect, demandez une confirmation spécifique du raccordement, des éventuels modules ou services payants et de la remontée des annulations. Testez le scénario 200 € + 220 € avec votre équipe avant de l’utiliser en réception.

Questions fréquentes sur les règlements ANCV