Comment conserver l’accès aux anciennes factures après un changement de PMS ?
Un client réclame une facture après votre changement de logiciel : votre équipe doit pouvoir la retrouver sans dépendre d’un abonnement résilié. Pour un hôtel indépendant ou une chambre d’hôtes, cette continuité se prépare avant la fermeture de l’ancien compte.
Pour archiver les factures après un changement de PMS, exportez les documents d’origine, créez un index de recherche et conservez-les dans un espace sécurisé indépendant de l’ancien compte. Testez leur ouverture avec votre expert-comptable avant la fermeture, puis recommencez après celle-ci. La reprise des réservations ne garantit pas celle des anciennes factures.
Préparer l’export avant de couper les accès
Le PMS, ou Property Management System, est votre logiciel de gestion hôtelière. Son remplacement et la conservation des justificatifs sont deux chantiers à organiser séparément. Pour le contexte général, consultez notre guide du fonctionnement d’un PMS hôtelier.
- Recensez les factures émises, les avoirs, les factures d’acompte et les pièces associées, par entité juridique et exercice. Incluez les documents impayés et ceux déjà archivés dans l’ancien logiciel.
- Demandez au fournisseur les formats disponibles, le périmètre exact, la date limite d’export et les éventuelles conditions de consultation en lecture seule. Faites confirmer ces modalités par écrit.
- Désignez un responsable et un suppléant. Fixez un premier export de test, puis un export final couvrant les documents créés ou corrigés jusqu’à la bascule. Consignez les périodes et les numéros concernés.
Un accès temporaire à l’ancien outil peut faciliter la transition. Il ne dispense pas de préparer une archive dont vous maîtrisez la consultation.
La checklist pour un archivage réellement consultable
Exemple fictif : un hôtel de 18 chambres change de logiciel. La direction pilote la fermeture, la réception teste les recherches, le prestataire informatique sécurise le stockage et l’expert-comptable vérifie la cohérence des pièces.
| Point à vérifier | Test et résultat attendu | Responsable proposé |
|---|---|---|
| Inventaire | Comparez les nombres de factures et d’avoirs avec les listes sources, par période. Expliquez chaque écart et chaque rupture de numérotation. | Direction et comptable |
| Formats | Gardez les fichiers d’origine et leurs éléments associés. Ajoutez, si nécessaire, des copies PDF (Portable Document Format) pour la lecture et un index CSV (valeurs séparées par des virgules). | Fournisseur et informatique |
| Lisibilité | Ouvrez les pièces sur un autre ordinateur, hors de l’ancien PMS. Vérifiez toutes les pages, les accents, les mentions, les montants et la taxe sur la valeur ajoutée (TVA). | Réception et comptable |
| Recherche | Retrouvez une pièce par numéro, date ou client. L’index indique aussi l’entité, l’exercice, le montant, la référence d’un avoir éventuel et le chemin du fichier. | Réception |
| Intégrité | Protégez les originaux contre la modification. Conservez les éléments de preuve associés et documentez les opérations d’export et de transfert. | Informatique et comptable |
| Droits d’accès | Testez un compte autorisé et un compte sans habilitation. Limitez l’accès selon les fonctions, utilisez des comptes nominatifs et gardez une trace des consultations. | Direction et informatique |
| Sauvegarde | Conservez une sauvegarde distincte et protégée. Restaurez réellement plusieurs pièces dans un dossier de test ; vérifiez leur ouverture et leur correspondance avec l’index. | Informatique |
| Contrôle comptable | Rapprochez les totaux par période avec les états de référence, puis contrôlez des pièces individuelles et les liens facture-avoir. Faites traiter les anomalies avant validation. | Expert-comptable |
Ce protocole est une proposition d’organisation, pas une certification. Consignez pour chaque contrôle la date, le nom du vérificateur, les pièces testées, les écarts et leur résolution.
Quelle vérification faire après la fermeture ?
Dès le lendemain de la fermeture effective, faites rechercher et ouvrir les archives par une personne habilitée qui n’a plus accès à l’ancien PMS. Testez une facture de chaque exercice, la première et la dernière de la période finale, une facture d’entreprise et un couple facture-avoir. Vérifiez aussi une restauration depuis la sauvegarde.
En cas d’échec, consignez les fichiers concernés et activez le contact de récupération convenu avec l’ancien fournisseur. Un échantillon réussi ne prouve pas l’exhaustivité : il complète le contrôle des volumes et des périodes.
Un lien vers une facture n’est pas une archive. Si l’ouverture exige encore une connexion à l’ancien compte, le test échoue. Obtenez les fichiers et les moyens de les lire avant de fermer cet accès.
Respecter les durées et préserver les originaux
Pour les factures constituant des pièces comptables, Service Public indique dix ans à compter de la clôture de l’exercice. Le délai fiscal général de six ans, calculé selon le document depuis son établissement ou la dernière opération, ne remplace pas cette obligation comptable.
Pour les factures électroniques, le BOFiP précise la conservation du format informatique original pendant le délai fiscal. Une conversion pour la lecture peut l’accompagner. Gardez également les signatures ou cachets et certificats associés lorsqu’ils existent. Ne détruisez pas des originaux papier sur la seule base d’un scan : leur numérisation obéit à des conditions spécifiques.
Faites valider le calendrier de conservation et les modalités techniques avec votre expert-comptable, selon votre statut et les dossiers en cours. La date du changement de PMS ne devient pas le nouveau point de départ de tous les délais.
Les archives contiennent des données personnelles. La CNIL distingue leur conservation pour des obligations comptables de leur utilisation courante. Séparez les archives de la base active et organisez leur accès limité.
Quelles erreurs éviter à la bascule ?
Ne vous limitez pas à un tableau des montants ou à une sauvegarde nécessitant une licence indisponible. Ne recréez pas les anciennes factures comme de nouvelles ventes dans le logiciel d’arrivée. Préservez leurs références et convenez avec le comptable du traitement des corrections ultérieures.
Préparer ce scénario avec RoomRaccoon
Le logiciel PMS hôtelier RoomRaccoon centralise notamment les réservations et la facturation. Pour votre migration, faites préciser séparément les données reprises et les pièces conservées dans une archive externe. Demandez ce qui relève de l’offre retenue, d’une intégration ou d’une intervention manuelle ; ne présumez pas l’import des factures de votre ancien logiciel.
Apportez un inventaire de vos archives et des exemples anonymisés de fichiers pour examiner leur consultation après la bascule.
Préparez ce scénario avec notre équipe lors d’une démonstration.Questions fréquentes sur les archives de factures
Un export CSV suffit-il pour répondre à un client ?
Il sert à retrouver les références et à contrôler les données. Il ne remplace pas les factures elles-mêmes. Associez chaque ligne de l’index au document correspondant.
Faut-il importer toutes les anciennes factures dans le nouveau PMS ?
Pas nécessairement. Une archive séparée peut assurer leur consultation si elle respecte les exigences applicables. Faites confirmer le périmètre d’import et évitez de créer des doublons comptables.
Que faire si l’ancien compte est déjà fermé ?
Contactez immédiatement l’ancien fournisseur pour connaître les possibilités de récupération. Inventoriez aussi les copies détenues par votre hôtel et votre comptable, puis identifiez les manques. Une réouverture ou une récupération n’est pas garantie.
Sources et vérifications
Sources consultées le 13 novembre 2026 pour les durées, les formats de conservation, les données personnelles et le périmètre du PMS.
