Comment paramétrer le PMS d’un nouvel hôtel avant les premières réservations ?
Votre hôtel prépare son ouverture : les chambres prennent forme et les premières demandes arrivent. Voici comment organiser la configuration de votre logiciel et vérifier que l’équipe pourra traiter chaque réservation, du planning à la facture.
Pour réussir le paramétrage d’un PMS hôtelier, configurez d’abord l’établissement, les chambres, les tarifs, les taxes, les paiements et les accès utilisateurs. Reliez ensuite les canaux retenus et testez une réservation jusqu’à la facture, puis une autre jusqu’à l’annulation. Ouvrez les ventes uniquement après validation des résultats, sur des dates où les chambres seront réellement disponibles. Pour un hôtel neuf, aucune migration d’ancien PMS n’est nécessaire.
Que préparer avant de configurer le PMS ?
Le PMS, ou Property Management System, est le logiciel de gestion de l’établissement. Nommez un référent côté hôtel : il rassemble les décisions et fait valider les réglages par la réception, la direction et la comptabilité.
- Préparez les coordonnées de facturation, la devise euro, le fuseau Europe/Paris et les horaires d’arrivée et de départ.
- Listez les chambres physiques, leurs catégories, capacités adultes/enfants et dates de disponibilité. Une chambre encore en travaux doit rester invendable.
- Définissez les prix par nuit, occupations, prestations incluses, suppléments, restrictions et conditions d’annulation. Décidez quand un paiement est demandé et dans quels cas il est remboursé.
Distinguez la date d’ouverture commerciale, à laquelle vous acceptez les réservations, de la première date de séjour possible. Le planning de l’hôtel avant ouverture doit refléter cette différence. Commencez avec les catégories et tarifs nécessaires au lancement ; ajoutez les offres complexes après leurs propres tests.
La checklist d’ouverture, avec un responsable par étape
Exemple fictif : l’Hôtel des Tilleuls ouvre avec huit chambres doubles et quatre familiales. Le scénario A prévoit deux adultes, deux nuits à 120 € et un versement initial de 60 €. Ces montants sont des hypothèses pédagogiques, hors taxe de séjour, et non des prix de marché.
Imprimez cette checklist et cochez chaque ligne après validation. Conservez dans votre dossier d’ouverture la date du test, le nom du valideur et une preuve du résultat : capture, confirmation ou document de test.
| À valider | Responsable | Action et résultat attendu |
|---|---|---|
| ☐ Établissement | Direction | Vérifier identité, coordonnées, euro, fuseau et dates d’ouverture. Aucun séjour ne commence avant la disponibilité réelle des chambres. |
| ☐ Inventaire | Réception | Créer 12 chambres uniques, réparties en deux catégories. Bloquer une chambre en travaux et vérifier que le stock vendable baisse d’une unité. |
| ☐ Tarifs | Responsable commercial | Renseigner chaque période vendable, occupation et supplément. Tester une date ordinaire, un changement de saison et une durée de séjour interdite. |
| ☐ Taxes et documents | Comptabilité | Valider TVA, régime local de taxe de séjour, exonérations et présentation des documents. Contrôler séparément chambre et prestations. |
| ☐ Paiements | Direction et prestataire de paiement | Confirmer l’activation, le déclenchement des encaissements et les remboursements. Distinguer une préautorisation d’un paiement effectivement encaissé. |
| ☐ Accès et messages | Référent PMS | Tester chaque profil utilisateur. Envoyer les confirmations à une adresse de test maîtrisée et vérifier montants, conditions et horaires. |
| ☐ Connexions | Référent PMS et fournisseur | Faire correspondre catégories et tarifs entre PMS, moteur de réservation et agences de voyages en ligne (OTA). Vérifier chaque canal retenu avant activation. |
| ☐ Réservation A | Réception | Réserver une double via le moteur : le stock passe de 8 à 7 sur chacune des deux nuits, sans autre réservation ni blocage. Vérifier confirmation et dossier PMS. |
| ☐ Modification | Réception | Déplacer A vers d’autres dates, contrôler le stock libéré et le nouveau montant, puis rétablir le scénario initial. Vérifier les messages reçus. |
| ☐ Séjour et facture A | Réception et comptabilité | Simuler arrivée, versement de 60 €, départ et solde : 2 × 120 € = 240 € ; reste 180 €, hors taxe de séjour. Vérifier facture, ventilation fiscale et rapprochement des paiements. |
| ☐ Annulation B | Réception et comptabilité | Créer une réservation distincte, annulable sans frais selon les conditions du test. L’annuler avant l’échéance : stock rétabli, confirmation reçue et versement remboursé ou remboursement simulé rapproché. |
Ces cases servent à une validation papier, sans enregistrement en ligne. Dans une petite structure, une personne peut assurer plusieurs rôles ; faites toutefois relire les réglages financiers.
Deux réservations, deux parcours. A teste un séjour réalisé jusqu’à sa facture ; B teste une annulation avant arrivée. Utilisez l’environnement de test ou la procédure validée par le fournisseur. Ne lancez pas d’encaissements réels ni de factures définitives fictives pour simplement vérifier les écrans.
Quels écarts doivent bloquer l’ouverture des ventes ?
Bloquez le lancement si une chambre fermée reste vendable, si les montants divergent entre confirmation et PMS, si un paiement est doublonné ou si le stock ne revient pas après annulation. Corrigez, rejouez le parcours concerné et faites signer la validation finale par la direction.
Taxes : vérifier le régime avant le montant
Selon Service Public sur la taxe de séjour, les règles dépendent de la collectivité et du régime au réel ou au forfait. Au réel, les mineurs sont exonérés et la taxe apparaît distinctement sur la facture. Testez donc aussi un séjour avec enfant, avec les paramètres locaux applicables aux dates vendues. Faites valider TVA, mentions et corrections de factures par votre comptable.
Accès : tester les droits, pas seulement les identifiants
Prévoyez un compte nominatif par collaborateur et vérifiez qui peut changer un tarif, rembourser ou exporter les données. La CNIL recommande de limiter les habilitations aux besoins du poste. Une réceptionniste doit pouvoir traiter une arrivée sans disposer automatiquement de tous les droits d’administration.
Préparer cette ouverture avec RoomRaccoon
L’accompagnement à la mise en place de RoomRaccoon prévoit la configuration des catégories de chambres, grilles tarifaires, taxes et options, une réservation test et des formations aux réservations, à la facturation et aux paiements. Apportez votre inventaire et les deux scénarios pour préciser les validations attendues.
Faites distinguer dans votre offre le socle inclus, les modules optionnels, les intégrations tierces et les procédures manuelles. Cette checklist reste un support manuel de validation ; le calendrier d’activation des services doit être convenu pour votre établissement.
Présentez vos chambres, vos règles de paiement et votre date d’ouverture pour préparer un parcours de réservation adapté.
Préparez ce scénario avec notre équipe lors d’une démonstration.Questions fréquentes avant l’ouverture
Faut-il connecter toutes les OTA dès le lancement ?
Commencez par les canaux nécessaires à votre commercialisation et validés par vos tests. Gardez les autres fermés tant que catégories, tarifs et disponibilités ne concordent pas. Une connexion supplémentaire mérite sa propre vérification.
Que faire si certaines chambres ouvrent plus tard ?
Bloquez ces chambres jusqu’à leur date de disponibilité confirmée. Vérifiez le résultat côté client et sur chaque canal actif. Ne réduisez pas seulement un total dans un tableau interne : le stock distribué doit refléter ce blocage.
Peut-on former l’équipe avant la fin du paramétrage ?
Oui, sur une configuration suffisamment stable et selon une procédure de test convenue. Rejouez ensuite les parcours avec les réglages définitifs. Chaque collaborateur doit savoir créer, modifier et annuler une réservation avec ses propres droits.
Sources et vérifications
Sources consultées le . Les paramètres fiscaux locaux et le périmètre contractuel restent à vérifier pour votre établissement.
