Newsletter hotel: come (e cosa) comunicare agli ospiti

Marzo 10, 2023 Justine. S
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Con impegno e fatica sei riuscito/a ad accumulare un buon numero di email di ospiti potenziali e reali, e hai deciso di attivare una newsletter hotel. Oppure stai già inviando mail ai tuoi clienti ma sei a corto di idee, e ti sembra che il tuo lavoro non stia portando da nessuna parte.

Le newsletter per hotel sono uno strumento fondamentale per costruire un rapporto solido con gli ospiti, ma perché funzionino al meglio occorre rispettare alcune regole. Vediamo insieme qualche consiglio su come comunicare con gli ospiti del tuo albergo attraverso lo strumento della newsletter e tanti esempi che puoi applicare da subito.

Newsletter hotel: da dove partire

Come in tutte le attività di marketing e comunicazione, il primo step da seguire quando si avvia una newsletter hotel è impostare una strategia.

L’invio spontaneistico di email ai clienti talvolta può avere effetti collaterali negativi, che nel peggiore dei casi potrebbe portare alla disiscrizione dalla newsletter stessa. Vediamo allora i primi 3 step da seguire per impostare la tua newsletter.

1. Target: a chi vuoi inviare la newsletter hotel?

Una delle prime cose da fare è sicuramente quella di identificare il target o i target di riferimento. In altre parole, occorre chiedersi chi leggerà le mail inviate: si tratta principalmente di coppie o famiglie? Viaggiatori solitari o gruppi? E ancora, quali sono i loro interessi?

La risposta a queste domande è senz’altro legata alla tipologia di ospiti che di norma sceglie la tua struttura. Puoi ritrovarla dunque consultando la reportistica che molti gestionali ti mettono a disposizione (e il PMS di RoomRaccoon ti permette anche di personalizzarli).

2. Obiettivi: perché inviarla?

Una volta identificato il destinatario delle tue email, un altro passaggio fondamentale è quello di definire gli obiettivi della tua newsletter hotel, il che equivale a sondare i motivi per cui vuoi scrivere agli ospiti, e il perché loro dovrebbero leggerti.

Riducendo all’osso le varie casistiche possibili, possiamo individuare due obiettivi principali per l’invio di una newsletter. Da un lato quello commerciale, legato alla vendita delle camere e dei servizi; dall’altro uno scopo più informativo, che punta a fornire ai clienti notizie e curiosità sull’hotel e sulla destinazione in cui si trova.

È evidente però che un obiettivo non esclude l’altro e che le stesse email di taglio informativo in ultima analisi mirano spesso alla vendita. È bene ricordarsi infine che la creazione di una newsletter per hotel, a prescindere dalla natura del contenuto, deve tendere sempre allo scopo di fidelizzare gli ospitiispirare credibilità e costruire una solida reputazione ai loro occhi.

3. Il piano editoriale

Ora che sai a chi ti vuoi rivolgere e quale messaggio vuoi lanciare, non ti resta che stendere il piano editoriale. Il piano editoriale è uno strumento indispensabile per chi desidera creare una newsletter hotel perché permette di strutturare e organizzare in anticipo l’invio delle mail, evitando così di perdere tempo ogni volta per decidere cosa inviare e quando farlo.

Il piano non è altro che un documento operativo, spesso un Excel o un Google Sheet, che riporta solitamente le date e gli orari di invio, i contenuti da inserire in ciascuna mail (anche schematici), ed eventualmente le persone incaricate dei vari compiti.

Prima di partire con la stesura del piano editoriale è buona norma però stabilire la frequenza di invio delle email.

Se ti stai chiedendo quanto spesso dovresti mandarle, non esiste un numero esatto: ti consigliamo di procedere per tentativi e monitorare periodicamente i dati relativi ad ogni newsletter inviata tramite gli insights del tuo software di email marketing. Verifica ad esempio il tasso di apertura delle mail, così da ritarare la frequenza in corso d’opera se necessario.

È buona norma comunque evitare di spammare i clienti con troppe email, perché rischieresti di perderli.

Newsletter hotel: esempi

Dopo tanta teoria, è ora di passare a qualche esempio pratico. Che cosa dovresti scrivere esattamente nella newsletter del tuo hotel?

Le risposte sono molteplici ma tutte partono dal presupposto che, come abbiamo visto, i tuoi contenuti debbano essere interessanti per i destinatari delle mail.

La cosa importante, dunque, è fare in modo che gli ospiti siano convinti che valga la pena di essersi iscritti alla tua newsletter.

Ecco allora qualche esempio da cui trarre spunto:

  • Sconti e promozioni

    Una delle motivazioni più convincenti che porta i potenziali ospiti all’iscrizione è la promessa di offerte speciali. Perché allora non sfruttarla inviando mail con promozioni personalizzate, ad esempio un ingresso scontato alla spa, una promo pernottamento + cena al ristorante a prezzi vantaggiosi, oppure semplicemente un’offerta last-minute o una tariffa scontata per la notte della domenica?

  • Novità in hotel

    Hai ristrutturato il tuo albergo? Hai aggiunto un nuovo servizio, ad esempio la colonnina di ricarica per le macchine elettriche? La tua piscina ha riaperto per la stagione estiva? Comunica queste ed altre novità sul tuo hotel ai clienti per invogliarli a venire a scoprirle di persona.

  • Novità nella destinazione

    Questa categoria comprende gli eventi, i festival, le conferenze e qualsiasi attività che coinvolga la zona in cui lavori, che possa rappresentare una valida motivazione per un viaggio. Tenendo informati i tuoi clienti su ciò che succede nella destinazione aumenterai le probabilità che prenotino da te un soggiorno proprio in occasione di un particolare evento.

  • Esperienze

    Se il tuo albergo offre esperienze sul territorio o collabori con agenzie o altri partner che le forniscono, dovresti comunicarle ai tuoi clienti. Ad esempio al target “famiglie” potresti proporre un soggiorno con ingresso ad un parco divertimenti, mentre al target “coppie” potrebbe interessare una passeggiata a cavallo nella natura.

  • I tuoi valori

    Non da ultimo, una buona idea per fidelizzare i tuoi ospiti è quella di creare contenuti che trasmettano loro ciò in cui credi e su cui hai basato il tuo business. Usi solo prodotti locali o produci tu il necessario per preparare i pasti in struttura? Hai adottato misure sostenibili per ridurre il tuo impatto sul territorio e sulla comunità in cui operi? Fallo sapere ai clienti scrivendo una o più newsletter ad hoc.

Come strutturare la newsletter hotel

Anche l’occhio vuole la sua parte. L’aspetto grafico della tua mail è molto importante, e anch’esso contribuisce alla buona riuscita della newsletter.

Il nostro consiglio è anzitutto quello di scegliere un template e mantenere lo stesso nel tempo, possibilmente basato sui colori, il font e la struttura del tuo sito. Così facendo chi cliccherà sui link alle pagine interne o al blog dell’albergo non percepirà uno stacco rispetto alla grafica della newsletter.

Un altro elemento che non deve mancare nella newsletter hotel è un pulsante di CTA (call to action), che permetta ai lettori di eseguire in modo facile e diretto l’azione da te suggerita (“prenota ora”, “scopri di più” ecc.).

Seguici per altri consigli utili sulla gestione del tuo hotel!

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Justine. S

Justine is a Content Manager at RoomRaccoon, bringing her background in language and communication studies to the SaaS world. When she's not writing about the latest trends in the industry, she's probably out exploring the world or indulging her love of pink.

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