Miglior gestionale per B&B

Marzo 15, 2023 Maria Grazia Masotti
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Qual è il miglior gestionale per bed&breakfast sul mercato? È una di quelle domande a cui è difficile dare una risposta univoca, perché varia a seconda delle esigenze di ciascuna struttura. Ecco perché abbiamo deciso di scrivere una piccola guida alla scelta del miglior gestionale per B&B, che ti aiuti a capire quali caratteristiche sono più adatte alle tue esigenze.

Cos’è un gestionale per B&B?

Gestionale, software per B&B, PMS (Property Management System). Tanti nomi diversi per dire la stessa cosa: un programma destinato alle strutture ricettive, in grado di automatizzare le operazioni manuali e raccogliere più dati diversi all’interno di un’unica piattaforma.

Se a prima vista questa definizione può sembrarti astratta, in realtà il gestionale è uno strumento molto pratico e ormai indispensabile per tenere sotto controllo ogni aspetto della tua struttura, facendoti risparmiando un sacco di tempo. Perciò, se ancora sei in dubbio sulla sua utilità per il tuo B&B, provalo e difficilmente riuscirai a farne a meno!

Vediamo allora i 6 elementi fondamentali da tenere in considerazione per poter scegliere il gestionale per bed & breakfast che fa più al caso tuo.

1. Facilità d’uso

Se non sei nuovo/a all’uso del gestionale, saprai che la facilità d’uso è uno dei requisiti primari da tenere in considerazione. Sul mercato esistono software davvero intuitivi, che impari ad usare con pochissimo sforzo, ed altri più complessi e macchinosi, difficili da capire anche dopo mesi dal primo acquisto.

Inutile dire che ti consigliamo caldamente un gestionale del primo tipo, essenziale per semplificare la vita a te e ai tuoi collaboratori. E risparmiare molto tempo.

2. Booking engine e channel manager per B&B

Un fattore determinante nella scelta di un gestionale è l’integrazione con un booking engine e un channel manager per B&B. Ogni volta che ricevi una prenotazione tramite booking engine, quindi in maniera diretta tramite il tuo sito web, se è integrato con il PMS non ci sarà bisogno di alcuna azione da parte tua: la disponibilità della struttura si aggiornerà in automatico.

E lo stesso vale per il channel manager, quello strumento che ti permette di gestire con un’unica piattaforma tutti i portali su cui vendi le tue camere. Un software PMS all-in-one, con channel manager e booking engine integrati ti permette di avere il calendario delle prenotazioni sempre aggiornato e sotto controllo, ed evitare il rischio di fare confusione e andare in overbooking.

3. Upselling e cross selling

Se nel tuo bed & breakfast hai camere di tipologie diverse oppure offri servizi extra a pagamento, perché non sfruttare le potenzialità di upselling e cross selling? Questi strumenti di marketing possono aiutarti ad aumentare i ricavi della tua struttura proponendo un upgrade ai clienti che hanno già prenotato, oppure un servizio o un prodotto aggiuntivo come un’esperienza o un pacchetto benessere.

Sarebbe un peccato non approfittare di questa occasione: meglio optare allora per un PMS che offre la possibilità di acquistare questo tipo di servizi prima del soggiorno tramite l’invio di mail personalizzate al cliente, ad esempio proponendoli contestualmente alla procedura di check-in online.

4. Check-in online

Questa è una caratteristica che negli ultimi tempi ha acquisito un’importanza sempre maggiore nel mondo dell’ospitalità, e che ogni miglior gestionale per B&B che si rispetti dovrebbe offrire! Per check in online si intende la possibilità per gli ospiti di registrarsi online prima di arrivare al B&B, e quindi di saltare il passaggio in reception una volta sul posto.

Ciò permette loro di entrare in camera direttamente senza perdite di tempo e senza fare code al front desk, oltre a limitare le possibilità di contatto. Questo non significa, però, sacrificare il calore dell’ospitalità a favore della tecnologia: un PMS completo dovrebbe offrirti la possibilità di personalizzare i moduli delle mail da inviare all’ospite per far sentire la tua voce più vicina, anche a distanza.

5. Fatture e corrispettivi

Un buon gestionale per B&B dovrebbe permetterti di generare e inviare le tue fatture elettroniche in automatico e in formato XML, direttamente dal PMS. Lo stesso vale per i corrispettivi, che come sai dal 2020 devono essere inviati allo SDI.

Sembra scontato, ma non è sempre così: quando sceglierai il tuo nuovo software, ricordati sempre di controllare che sia dotato di questa tecnologia, che ti garantisce di rispettare appieno la normativa italiana, di evitare errori manuali e di avere sempre tutto sotto controllo, in un’unica dashboard.

6. Servizio assistenza clienti

Infine, il gestionale per B&B che sceglierai dovrà fornirti assistenza ogni volta che ne avrai bisogno, e risponderti in maniera tempestiva. Per servizio di assistenza si intende sia la disponibilità di contenuti online, come gli help center o le FAQ che risolvano i tuoi principali dubbi, sia la possibilità di chattare con un operatore o di parlare direttamente con un referente.

Ora che hai letto la nostra guida alla scelta del miglior gestionale per B&B puoi passare all’azione! Il modo più semplice per farlo è iniziare a testare alcuni software, per capire quali sono quelli che rispecchiano maggiormente le tue necessità. Noi ti suggeriamo di iniziare con una prova gratuita di RoomRaccoon, il nostro software all-in-one completo e in cloud. Clicca sul pulsante qui sotto per richiedere la tua demo!

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Maria Grazia Masotti

Maria Grazia è una Content e Social Media Manager freelance che dal 2012 scrive di turismo e ospitalità con un occhio di riguardo per la SEO. Appassionata di cinema e letteratura, nel tempo libero ama organizzare i suoi prossimi viaggi, specialmente se sostenibili.

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